So klappt der Datenaustausch zwischen GAEB und Microsoft Excel

Die Ausführung von Baumaßnahmen erfordert das Zusammenwirken von Baufirmen, Handwerksbetrieben sowie Ingenieur- und Architekturbüros. Der Austausch von Ausschreibungsunterlagen, Angeboten und Abrechnungsdaten gehört dabei zum Alltag. Immer häufiger werden diese Informationen in GAEB-Formaten (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), z.B. Ausschreibung.*83, Angebot.*84, übergeben.

Für wen ist der Austausch relevant?

Ausschreiber stehen bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen (kurz LV) häufig vor dem Problem, vorhandene Texte, z.B. aus Excel, ins GAEB-Format konvertieren zu müssen. Und nach Erhalt der Bieterangebote muss ein Preisspiegel in Excel erstellt werden.

Bieter möchten oftmals die GAEB-Ausschreibung nach Excel umwandeln, dort wie gewohnt die Ausschreibung verpreisen (z.B. mit einer eigenen Excel-Kalkulation) und die Preise danach wieder in die GAEB-Ausschreibung importieren.
Bei der Abrechnung sollen die in Excel erfassten Aufmaße mit einem Klick in die GAEB-Datei eingelesen und für die Rechnungsstellung genutzt werden.

Für diese Fälle bietet der Markt einige nützliche Tools (kleine Programme), die einem die Daten in das gewünschte Format konvertieren. Eines dieser Tools ist der von uns entwickelte „GAEB-Konverter“ , welcher Daten zwischen den Formaten:

• GAEB-90 (z.B. Kostenschätzung.d82)
• GAEB-2000 (z.B. Ausschreibung.p83)
• GAEB-XML (z.B. Angebot.x84)
• Excel (.xls, .xlsx, .xlsm)
• Word (.doc, .docx, .txt, .rtf)
• Access (.mdb, .accdb)
• dBASE (.dbf, .dbt)
• DataNorm (.000 – .999, .wrg, .rab)
• UGL (.000 – .999)
• Ö-Norm B2063 und A2063 (.dta, .dtn, .onlv)
• Aufmaß-Format REB 23.003 (.d11)
• Aufmaß-Format GAEB-VB 23.004 (.d12) und
• Aufmaß-Format GAEB-XML (.x31) konvertiert.

Einen kurzen Einblick in die Funktionalitäten des GAEB-Konverters erhalten Sie in unseren Youtube-Videos.

Umwandlung von Excel nach GAEB

So muss die Excel-Datei aufgebaut sein

Um ein Excel-Leistungsverzeichnis einlesen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• in der ersten Zeile der Excel-Tabelle müssen die Spaltenbeschriftungen stehen
• jeder Wert (z.B. Menge und Einheit) muss in einer eigenen Spalte stehen
• pro Position darf nur eine Zeile belegt sein (keine verbundenen Zellen)
• 5 Leerzeilen werden als Ende des LV‘s interpretiert

Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, stehen Ihnen (nach der Installation des GAEB-Konverters) verschiedene Makros zur Verfügung, die Sie in Ihrem Excel einbinden können:

T&T-Makros für Excel

So funktioniert die Umwandlung von Excel nach GAEB

Der Import von Leistungsverzeichnissen im Excel-Format erfolgt wie bei allen Formaten über den Menüpunkt „Datei > Öffnen“. Nach der Angabe der zu importierenden Exceldatei können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

EXCEL-Importeinstellungen

Die Einstellungen im Einzelnen

Aktuelle Vorlage:

In einer Vorlage sind alle Import-Einstellungen unter einem Namen gespeichert.

Datenquelle:

Angabe der Tabelle oder des Bereiches, die/der das LV beinhaltet. Optional ist die Angabe der Tabelle LV-Daten möglich, wo Zusatzinformationen übertragen werden können.

Spaltenzuordnung:

Sind die Spalten durch eigene Bezeichnung beschriftet (z.B. statt OZ > Positionsnummer), erfolgt hier die Zuordnung zu den Bezeichnungen des GAEB-Konverters.

Eine genaue Beschreibung des Importes einer Excel-Ausschreibung ins GAEB-Format finden Sie in unserem Youtube-Video: Konvertierung Excel <-> GAEB.

GAEB in Excel importieren

Über die Funktion „Projekte > exportieren“ oder „Datei > speichern unter…“ können Sie die vorliegende GAEB-Ausschreibung nach Excel umwandeln. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, ob z.B. der Auto-Filter im Excel angewandt oder die bestehenden Preise und Textelemente mit ausgegeben werden sollen.

EXCEL-Exporteinstellungen

Darüber hinaus können beim Export Zusatztabellen erstellt werden:

• Kalkulationsvorlage,
• Preisspiegel auf Basis der Einheitspreise oder für ein Auf- und Abgebotsverfahren mit automatischer Neuberechnung der Preise bei Preisverhandlungen und
• eine Vorlage für die Aufmaß-Erfassung.

Die Vorteile des GAEB-Konverters

Excel gehört zu den beliebtesten Austauschformaten, egal ob LV-Daten (Positionen), Preise, Kalkulationsansätze oder Aufmaße – alles kann per Im- und Export im GAEB-Konverter bearbeitet werden. Damit wird die tägliche Arbeit wesentlich erleichtert sowie Zeit und Kosten gespart.
Eine genaue Beschreibung der Funktionalitäten des Moduls „Excel“ finden Sie auf unserer GAEB-Konverter-Überblicksseite.

Beispiele von Anwendungsfällen / Funktionsumfang

Ausschreibungen und Angebote:

• Ausgabe von LVs im Excelformat bzw. Konvertierung von Excel-LVs ins GAEB-Format.
• wahlweise Hinterlegung von Formeln und Zellschutz
• gruppierte Ausgabe zur besseren Übersicht von Positionen und Spalten, z.B. Anzeige aller Titelsummen ohne Positionen oder alle Preisspalten ein/ausblenden
• Reimport der Preise wahlweise als Abgabepreis (EP, EP-Anteil) oder als Kalkulationsansatz mit manueller oder automatischer Zuordnung einer Kostenart
• flexible Zuordnung von Spalten beim Import und deren Speicherung als Vorlage
• Bereitstellung von diversen Makros zur Erzeugung einer Importstruktur, z.B. Trennung von Menge und Einheit, wenn diese in einer Zelle stehen

Aufmaße:

• Ausgabe eines Excel-Aufmaßblattes zur dezentralen Erfassung von Aufmaßen
• wahlweise Ausgabe bestehender Aufmaße
• Erfassung beliebig vieler Aufmaße pro Position und deren Reimport
• Bei Verwendung von Formeln im Excel werden diese automatisch berechnet (Excel-Syntax)
• Import von Excelformeln und automatische Konvertierung ins REB-Format, wenn REB-Modul vorhanden
• Zuordnung von Aufmaßen nach beliebigen Kriterien zur späteren Filterung bei Ausgabe und Rechnungslegung

Preisspiegel:

• Erstellung eines prozentualen (Angebotsverfahren) und absoluten (Abgebotsverfahren) Preisspiegels
• Preisvergleich über Lieferanten oder Bieter möglich
• farbliche Darstellung des teuersten/günstigsten Preises (rot/grün, nachverhandelt blau)
• beim absoluten Preisspiegel wurden Formeln hinterlegt, damit dieser als Grundlage für Preisverhandlungen dienen kann (automatische Neuberechnung der Preise)
• Übernahme des gewünschten Bieter- oder Lieferantenangebote

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