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XRechnung – die elektronische Rechnung einfach erklärt 1024 576 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

XRechnung – die elektronische Rechnung einfach erklärt

XRechnung erstellen und übermitteln

Die Digitalisierung schreitet sowohl im privaten aber vor allem auch im geschäftlichen Bereich immer mehr voran und soll insbesondere papierbasierende Prozesse ablösen und damit die Arbeit und auch die Kommunikation vereinfachen. Dies gilt auch für die Rechnungslegung.
Hierfür wurde der Standard „XRechnung“ eingeführt.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, bei der alle relevanten Informationen in festgelegten Feldern gemäß dem Standard „XRechnung“ übertragen werden. Dieser Standard ist vorwiegend für die maschinelle Verarbeitung gedacht und hat keine Ähnlichkeit mit dem gewohnten Rechnungsausdruck.

Wer hat wann die XRechnung entwickelt?

Durch Entwicklung nationaler Normen haben immer mehr EU-Mitgliedsstaaten die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorangetrieben. Dies führte zu einer hohen Anzahl an unterschiedlichen Normen und insbesondere bei grenzüberschreitendem Rechnungsverkehr zu einem Anstieg der Komplexität und Kosten. Um daher die Hemmnisse im grenzübergreifenden elektronischen Rechnungsverkehr zu beseitigen, haben das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union am 16. April 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Diese hat unter anderem zum Ziel, eine gemeinsame europaweit gültige Norm für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung („Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“) zu entwickeln. Im Jahr 2014 wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) beauftragt, eine solche Norm zu erarbeiten. Die Norm wurde am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der EU als EN 16931-1:2017 veröffentlicht.

Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard in Deutschland übernahm das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zusammen mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Dies geschah im Auftrag des IT-Planungsrats, also im Auftrag aller Bundesländer und des Bundes.
(Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung)

Seit November 2020 sind bei öffentlichen Aufträgen alle Rechnungssteller verpflichtet, ihre Rechnungen im Standard XRechnung zu übermitteln.

Zeitstrahl-XRechnung (Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext)

Das XRechnung-Format

Die XRechnung sowie der GAEB-XML-Standard basieren auf dem universellen und internationalen Datenaustauschformat „XML“.
XML ist eine Auszeichnungssprache für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von hierarchisch strukturierter Daten zwischen Computersystemen und wurde vom World Wide Web Consortium (W3C) veröffentlicht.
Nähere Informationen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language

Der Standard „XRechnung“ definiert, welche Daten unter Nutzung des XML-Formates übertragen werden. Dazu wird jede Information einem sogenannten BT-Feld zugeordnet. Eine Übersicht über alle BT-Felder finden Sie auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.


Wer ist zur XRechnung verpflichtet?

Der Standard XRechnung bildet eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen und ist bereits verpflichtend eingeführt.
Die XRechnung ist von Rechnungsstellern im Bereich öffentlicher Auftragsvergabe anzuwenden, wenn diese Rechnungen an (andere) öffentliche Auftraggeber stellen und die Konformität zu XRechnung gefordert ist.
Aufgrund des föderalistischen Staatsaufbaus Deutschlands ist eine Überführung der EU-Richtlinie in nationales Recht jeweils durch den Bund und die 16 Länder zu vollziehen. Die Umsetzung wird im Rahmen des Steuerungsprojekts abgestimmt. Der aktuelle Stand der Umsetzung der E-Rechnung in Bund und Ländern wird in der Ländersynopse dokumentiert.
Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext

Ab 01.01.2025 wird im gesamten Geschäftsbereich die XRechnung verpflichtend eingeführt werden.


Wer bekommt eine XRechnung?

Empfänger von XRechnungen sind in der Regel öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen, Länder, Behörden, Verwaltungen oder der Bund). Vorteil der XRechnung ist, dass diese von jeder Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV oder SAP) eingelesen und weiterverarbeitet werden sollte.
Dadurch kann sich die Prüfungsdauer einer Rechnung enorm verkürzen, was wiederum zur schnelleren Auszahlung einer Rechnung führen kann.


XRechnung für die Deutsche Bahn

In einer XRechnung gibt es sogenannte Grundanforderungen (CIUS) und Spezifikationen (Extension).
Die Deutsche Bahn stellt an eine XRechnung zusätzliche Anforderungen. Diese werden im GAEB-Konverter unterstützt – siehe unseren Blogbeitrag „XRechnung für Deutsche Bahn“.
Sie benötigen hierzu zum einen das Modul „XRechnung/ZUGFeRD“ und zum anderen das Modul „XRechnung DB“. Beide Module können Sie einzeln zu bereits bestehenden Lizenzen erwerben.


XRechnung erstellen – Schritt für Schritt

Mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ können Sie Ihre Rechnungen in insgesamt 5 verschiedenen Formaten erstellen:

Das Erstellen einer XRechung unterscheidet sich dabei nicht von der Erstellung z. B. einer pdf-Rechnung.
Basis für die Abrechnung ist entweder eine Auftragsdatei, die der Auftraggeber übermittelt hat (bestenfalls im GAEB-Format) oder das bereits verpreiste Leistungsverzeichnis (sofern sich zwischen Angebotserstellung und Auftrag keine Änderungen ergeben haben).
Als erstes müssen in den Positionen die abzurechnenden Mengen erfasst werden (entweder manuell oder durch Übernahme der zuvor erfassten Aufmaße).
Danach werden alle rechnungsrelevanten Daten unter dem Punkt „Rechnungsinfos“ erfasst:

Rechnungsdaten

Über „Projekte > Exportieren“ wird zum Schluss eine Rechnung im XRechnungs-Format (xml-Datei) in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt.
Für diese Funktionalität benötigen Sie in Ihrem GAEB-Konverter das Modul „XRechnung“.


Was tun, wenn die eigene Software das XRechnungsformat nicht unterstützt?

In diesem Fall können Sie unsere Software „GAEB-Konverter“ nutzen.
Die aus Ihrem Warenwirtschaftsprogramm generierte Rechnung (GAEB oder Excel) können Sie in unseren GAEB-Konverter einlesen und als XRechnung ausgeben.


XRechnung prüfen / validieren

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt ein kostenloses Prüfprogramm für Ihre XRechnung – den sogenannten „Validator“ zur Verfügung.
Wenn Sie mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ eine XRechnung generieren, wird diese automatisch auf Vollständigkeit geprüft und ein Prüfbericht erstellt und in Ihrem Browser angezeigt, aus dem Sie ganz genau entnehmen können, welche Angaben in Ihrer XRechnung gegebenenfalls noch fehlen:

Prüfbericht einer XRechnung

Jedes Eingabefeld in einer XRechnung hat eine sogenannte BT-Feld-Kennung, so dass die in Englisch verfassten Fehlermeldungen schnell und einfach interpretiert und korrigiert werden können.
Eine Übersicht über alle BT-Nummern finden Sie zum Beispiel auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Klassische Fehler sind:

  • beispielsweise eine fehlende oder nicht vollständige Bankverbindung des Rechnungsabsenders (BT84) oder
  • das Fehlen der Kennung einer Anlage (BT122).

Damit können Sie sicher sein, eine korrekte und vollständige XRechnung zu übermitteln.


Wie übermittle ich eine XRechnung?

In der Regel stellen die XRechnungs-Empfänger (z. B. der Bund oder die Deutsche Bahn) eigene Plattformen oder Portale zur Übermittlung der XRechnung zur Verfügung. Hier kann der Rechnungsabsender entweder direkt seine Daten eintragen oder die mit einem anderen Programm generierte XRechnung hochladen.

 

Alles ins allem kann man sagen, dass die Einführung der XRechnung den gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung für beide Seiten vereinfacht und vor allem vereinheitlicht hat.

 

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Bei Fragen zur Programmbedienung steht Ihnen unsere Hotline kompetent unter +49 3378 20279-12 gern zur Verfügung (montags bis freitags in der Zeit von 09:00 – 12:00 Uhr sowie von 13:00 – 17:00 Uhr).

 

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Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern schon jetzt eine schöne Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr.
Ihr Team der T&T Datentechnik GmbH

Leistungsverzeichnisse erstellen und bearbeiten 1000 750 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

Leistungsverzeichnisse erstellen und bearbeiten

Leistungsverzeichnisse erstellen und bearbeiten

Leistungsverzeichnisse (LV) spielen bei der Auftragsvergabe im Bauwesen eine zentrale Rolle. Sie dienen dazu, die Bauleistungen präzise zu beschreiben. Je klarer die Leistungen beschrieben sind, umso weniger Interpretationsspielraum gibt es später bei der Realisierung der Bauvorhaben.

 

Was versteht man unter einem Leistungsverzeichnis?

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Datenaustauschphasen eines Bauvorhabens (von der Planung und Erstellung eines Leistungsverzeichnisses über die Durchführung bis hin zur Abrechnung)
Einhaltung des GAEB-Standards 960 600 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

Einhaltung des GAEB-Standards

GAEB-konforme Ausschreibungen und Angebote sichern einen effektiven Datenaustausch zwischen den Beteiligten, andernfalls droht Ärger bis hin zum Abbruch des – oder Ausschluss vom Vergabeverfahren. Das muss nicht sein!

Startbildschirm Youtube-Video „GAEB-Dateien prüfen und korrigieren“

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Online-GAEB-Seminare als Alternative oder zur Ergänzung von Präsenz-Schulungen
kostenlose Hotline bis Jahresende 2021 600 400 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

kostenlose Hotline bis Jahresende 2021

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Werte ersetzen - die "Joker-Funktion" im GAEB-Konverter
die „Joker-Funktion“: Werte ersetzen 1024 724 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

die „Joker-Funktion“: Werte ersetzen

Über das Menü „LV-Positionen > Werte ersetzen“ können Sie eine bestimmte Funktion auf selbst definierte Bereiche per One-Klick ausführen lassen; entweder innerhalb einer Ausschreibung („im selben Dokument“) oder zwischen zwei Ausschreibungen („zwischen 2 Dokumenten“).
Diese Funktion kann in 3 Bereichen (Objekten) angewandt werden:

  • im Positionsbereich,
  • im Kalkulationsbereich oder
  • im Aufmaßbereich.

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Übernahme von Daten aus externen Datenbanken 150 150 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

Übernahme von Daten aus externen Datenbanken

Viele Kunden nutzen ein Warenwirtschaftssystem (Navision, SAP etc…), in dem ihre Artikel verwaltet werden.
Wenn eine GAEB-Ausschreibung verpreist werden soll, stellt sich die Frage:
Wie kommen die Artikel und Preise aus dem Warenwirtschaftssystem in die aktuelle GAEB-Ausschreibung?
Ganz einfach!

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Adresserfassung im GAEB-Konverter 150 150 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

Adresserfassung im GAEB-Konverter

In Ihrem GAEB-Konverter können Sie unter „Auftraggeber“ und „Auftragnehmer“ Adressdaten erfassen.

Adresserfassung

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Konvertierung von Textdateien ins GAEB-Format 150 150 GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket

Konvertierung von Textdateien ins GAEB-Format

Das Einlesen von Leistungsverzeichnissen im Word-Format in den GAEB-Konverter ist relativ unproblematisch, wenn einige Dinge beachtet werden:
Da ausschließlich Text analysiert werden kann, jedoch HTML-, RTF- und DOC-Dateien auch andere Elemente wie Tabellen, Bilder und sonstige Formatierungen beinhalten können, ist darauf zu achten, dass die zu importierenden Bestandteile auch Texte sind. Beispielsweise können Positionsnummern auch durch Gliederungsebenen im Word dargestellt werden, welche jedoch kein Text sind, sondern eine Word eigene Formatierung und somit nicht erkannt werden. In solchen Fällen ist es ratsam, die Word-Datei zunächst in eine RTF- oder TXT-Datei zu konvertieren.
Preise werden generell nicht eingelesen.
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