Wer oder Was ist GAEB eigentlich?

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Wer oder Was ist GAEB eigentlich?

Der Begriff „GAEB“ hat umgangssprachlich eine doppelte Bedeutung: zum einen ist er die Abkürzung für die Bezeichnung des Bundesgremiums „Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen“ und zum anderen wird er für die Bezeichnung der Regelungen (GAEB-Standard), die dieses Gremium definiert, genutzt.

Wer legt den GAEB-Standard fest?

Der GAEB-Standard wird durch den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen definiert. Dieses Bundesgremium mit Sitz in Bonn ist direkt dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet. Mitglieder sind öffentliche und private Auftraggeber, Architekten, Ingenieure, Bausoftwarehäuser und Bauwirtschaftler, die teilweise durch ihre Kammern und Verbände vertreten sind.
Mehr Informationen über die Organisationsstruktur finden Sie auf den Seiten des GAEB-Ausschusses.

Was sind die Aufgaben des Hauptausschusses?

Der GAEB-Ausschuss hat sich die Aufgabe gestellt, die Rationalisierung im Bauwesen mit Hilfe der EDV zu fördern und Voraussetzungen für eine elektronische Datenverarbeitung bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen zu schaffen. Hierfür stellt der Auschuss Regeln für den Datenaustausch von Baudaten sowie Leistungsbeschreibungen auf und erarbeitet Texte für Bauleistungsbeschreibungen mit STLB-Bau und STLB-BauZ.

GAEB-Zertifizierung und Qualitätsmanagement

Der GAEB bietet Softwareherstellern die Möglichkeit, ihre Programme kostenpflichtig zertifizieren zu lassen. Leider stellen wir immer wieder fest, dass auch zertifizierte Programme fehlerhafte GAEB-Dateien erzeugen, sei es durch Programm- oder Anwenderfehler. Aus unserer Sicht wäre es besser, nicht das Programm sondern die GAEB-Datei selbst zu zertifizieren.

Gibt es eine Norm für den Datenaustausch?

Seit Oktober 2018 müssen öffentliche Auftraggeber und Unternehmen beim Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel zur Kommunikation nutzen (vergl. § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV). Spezielle Vergabeplattformen wie beispielsweise vom Bund ermöglichen es, die elektronische Beschaffung (eVergabe) vollständig über das Internet abzuwickeln. Als Norm für den Datenaustausch hat sich der GAEB-Standard durchgesetzt.

 

Warum Sie GAEB nutzen sollten

Das Volumen der jährlichen Ausschreibungen beträgt schätzungsweise 10-12% des Bruttoinlandsprodukts. Dies war im Jahr 2020 immerhin ein Umsatzvolumen von geschätzt 500 Mrd. Euro.
Umso wichtiger ist es, dass diese Verfahren vereinheitlicht und vereinfacht werden. Und genau das ist Sinn und Zweck des GAEB-Standards (siehe Video „elektronische Vergabe“).
Wenn bei Ausschreibungen jeder sein eigenes Format (Word, Excel, pdf usw.) verwendet, kommt es oft zu Problemen bei der Datenverarbeitung. Die Anwendung des GAEB-Standards vereinfacht und vereinheitlicht diese Kommunikation und stellt bei korrekter und vollständiger Umsetzung eine wesentliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis dar:

  • Informationen werden schneller bereitgestellt und ausgetauscht,
  • Durchlaufzeiten von Informationen werden verkürzt,
  • Arbeitsprozesse können optimiert werden,
  • Erfassungsfehler werden reduziert, da eine Neuerfassung entfällt.

Wie funktioniert GAEB?

Der GAEB-Standard ist wie ein vorgefertigtes Formular.
Der Auftraggeber stellt ein Formular zur Verfügung und der Bieter füllt dieses Formular aus.

Bieter (z. B. Baufirmen oder Handwerker) können einfach und schnell ihre Preise in die GAEB-Ausschreibung eingeben (Eingabefelder sind gelb markiert, siehe Video „einfache Verpreisung“). Gruppen- und LV-Summen werden automatisch gebildet. Und das erstellte Angebot wird auf Vollständigkeit geprüft (ob z. B. auch die Bietertextergänzungen ausgefüllt wurden).

Bieteransicht – Verpreisung einer GAEB-Ausschreibung

Auftraggeber (z. B. Architekten, Planer oder ausschreibende Behörden) benötigen nur 2 Klicks, um die Bieterpreise aus den GAEB-Angeboten einzulesen und einen vollständigen Preisspiegel (Bietervergleich) zu erstellen (siehe Video „Preisspiegel”).

Ausschreiberansicht – Erstellung eines Preisspiegels

Die unterschiedlichen GAEB-Formate und deren Datenaustauschphasen

Im GAEB-Standard gibt es mittlerweile 3 verschiedene, zueinander inkompatible GAEB-Formate:

  • GAEB90,
  • GAEB2000 und
  • GAEB-XML.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Musiktitel in mehreren Datenformaten (.wav, .mp3 und .flac). Die enthaltene Musik ist immer die gleiche, aber nicht jeder Player kann jedes Format abspielen.
Genauso verhält es sich mit den GAEB-Formaten. Die genauen Unterschiede können Sie unserem Video „GAEB-Formate“ entnehmen.

Innerhalb der GAEB-Formate gibt es verschiedene Datenaustauschphasen, die den Inhalt der GAEB-Dateien festlegen. Die Datenaustauschphasen kann man sich wie einen Workflow vorstellen, beginnend mit dem LV-Entwurf (81), der Kostenschätzung (82), der Ausschreibung (83), dem Angebot (84) bis hin zur Rechnung (89). Mehr Informationen finden Sie auf unserer FAQ-Seite „Datenaustausch im GAEB-Format“.

Wie lassen sich die GAEB-Dateien lesen und bearbeiten?

Mit dem richtigen „Player“…
Wie in bekannten Office-Programmen auch können Sie GAEB-Dateien in der Software „GAEB-Konverter“ einfach über „Datei > öffnen“ einlesen und bearbeiten.
Der integrierte GAEB-Tester prüft dabei die eingelesene Datei auf Einhaltung des GAEB-Standards und erstellt ein ausführliches Protokoll, aus dem Sie ganz genau entnehmen können, wo welche Fehler enthalten sind.

Sind Sie Auftraggeber? Dann stellen Sie einfach den Eingabeassistenten auf „83 – Ausschreibung“ und Sie können Positionen bearbeiten, löschen oder neu hinzufügen. Welche Möglichkeiten es bei der LV-Erstellung gibt, erfahren Sie in unserem Video „LV-Erstellung“. Der Eingabeassistent zeigt Ihnen anhand farblicher Markierungen ganz genau, welche Felder auszufüllen sind (gelbe Felder sind z. B. Pflichtfelder):

Ausschreiberansicht – LV-Erstellung

Sind Sie Bieter? Dann lassen Sie den Eingabeassistenten einfach auf „84 – Angebot“ stehen und Sie können nun Ihre Preise entweder direkt eintragen oder jede Position einzeln durch Erfassen Ihrer Kosten kalkulieren (siehe Video „einfache Zuschlagskalkulation“).

Bieteransicht – Kalkulation

 

Was ist ein GAEB-Konverter bzw. Viewer?

Ein GAEB-Konverter ist eine Software, mit der man GAEB-Dateien bearbeiten und zwischen verschiedenen Datenformaten konvertieren kann. Aber so, wie nicht jeder Bauleiter den Bau leitet, kann auch nicht jedes Programm mit einer GAEB-Schnittstelle alle GAEB-Dateien korrekt verarbeiten.
Nutzen Sie deshalb eine Software, bei der der GAEB-Standard im Mittelpunkt steht – wie zum Beispiel bei dem von uns entwickelten „GAEB-Konverter“. Profitieren Sie von unserer 30-jährigen Erfahrung. Insgesamt haben wir 3 Programme für Sie entwickelt:

  • den GAEB-Konverter,
  • den GAEB-Viewer und
  • den GAEB-Vergleich.

Der GAEB-Konverter ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Ausschreibungsunterlagen und Angeboten im GAEB-Format sowie die Konvertierung zwischen den Formaten GAEB-90, GAEB-2000, GAEB-XML, Excel, Word, Access, PDF, RTF, dBase, Ö-Norm (A2063 + B2063), Datanorm, UGL und REB.
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Produktseite.

Wenn Sie selbst keine GAEB-Software besitzen, sich aber Ausschreibungen oder Angebote in verschiedenen GAEB- oder Ö-Norm-Formaten ansehen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen GAEB-Viewer.
Den GAEB-Viewer können Sie entweder als Offline-Version (lokale oder zentrale Installation) oder als Online-Version (Vorschau direkt in Ihrem Browser ohne Installation) nutzen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Produktseite.

Müssen Sie zwei GAEB-Leistungsverzeichnisse vergleichen, wollen sich aber den zeitaufwändigen Vergleich per Hand sparen, dann nutzen Sie doch einfach unseren GAEB-Vergleich. Dieser visualisiert die Unterschiede nach einstellbaren Kriterien.
Weitere Informationen bekommen Sie auf unserer Produktseite.

GAEB und Schnittstellen

Eine Schnittstelle ist lediglich die Beschreibung einer Funktionalität ohne Implementierung dergleichen.
Vergleichbar ist dies wieder mit den Musik-Dateien: Jeder MP3-Player kann mp3-Dateien abspielen, aber nicht jeder MP3-Player zeigt Titel, Interpret oder andere Informationen an.
Bei den Programmen mit einer GAEB-Schnittstelle verhält es sich genauso. Während die einen beispielsweise nur die Austauschphasen 83 und 84 verarbeiten, können andere auch 85, 86 und 89. Einige unterstützen nur Normal- und Bedarfspositionen, andere verarbeiten auch Alternativ-, Stundenlohn und Zuschlagspositionen.
Man sollte also eine Software nutzen, die tatsächlich den kompletten GAEB-Standard unterstützt (alle GAEB-Formate und deren Unterversionen, alle Positionsarten usw.).

Dabei muss nicht immer eine neue zweite Software, die die Arbeiten womöglich verdoppeln würde, angeschafft werden. Es gibt auch die Möglichkeit, die vorhandene Software (Handwerkerprogramm, Branchensoftware oder Kalkulationstool) mit einer GAEB-Schnittstelle auszustatten. Der GAEB-Konverter kann hier das perfekte Bindeglied sein.
Genaue Informationen finden Sie auf unserer Modulseite.

Alternativ können Sie auch die Daten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem z.B. Navision, SAP, … direkt im GAEB-Konverter importieren. Lesen Sie dazu unseren Blog „Übernahme von Daten aus externen Datenbanken“ oder schauen sich unser gleichnamiges Video an!

Unser „GAEB-Konverter“ ist damit das perfekte Werkzeug sowohl zur schnellen und einfachen Erstellung von Ausschreibungen als auch zur zeitsparenden Verpreisung. Und das Beste: jede Funktionalität ist ein eigenständiges Modul, die Sie sich als Anwender wie bei einem Baukastensystem nach Ihren Bedürfnissen selbst zusammenstellen können. Damit erwerben Sie also nur die Funktionalitäten, die Sie auch tatsächlich benötigen. Ein sehr effizientes und kostensparendes System.

Software “GAEB-Konverter”

Eine kostenlose Vollversion für 7 Tage können Sie sich unter www.gaeb-tools.de oder direkt über den Link herunterladen.
Bei Fragen zum Programm steht Ihnen unsere Hotline unter +49 3378 20279-12 gern zur Verfügung.