Leistungsverzeichnisse erstellen und bearbeiten

Leistungsverzeichnisse (LV) spielen bei der Auftragsvergabe im Bauwesen eine zentrale Rolle. Sie dienen dazu, die Bauleistungen präzise zu beschreiben. Je klarer die Leistungen beschrieben sind, umso weniger Interpretationsspielraum gibt es später bei der Realisierung der Bauvorhaben.

 

Was versteht man unter einem Leistungsverzeichnis?

Leistungsverzeichnisse (LV) sind prinzipiell eine Zusammenfassung aller Leistungen, die im Rahmen eines Auftrages zu erbringen sind. Diese können zwecks Übersichtlichkeit hierarchisch gegliedert sein und enthalten eine umfassende, eindeutige und vollständige Beschreibung aller auszuführenden Leistungen.

Bei einem Leistungsverzeichnis kann es sich:

• um eine Ausschreibung handeln, die von einem Auftraggeber mit den gewünschten Leistungen erstellt wurde, oder
• um ein Angebot z.B. eines Bauausführenden oder
• um einen Nachtrag während der Erbringungsphase.

Während im privaten, nicht öffentlichen Bereich die Leistungsverzeichnisse frei (mit individuellen Texten) gestaltet werden, muss ein Leistungsverzeichnis z. B. bei einer öffentlichen Ausschreibung nach bestimmten Regeln erstellt werden. Je nach Auftraggeber, Leistung und Auftragswert gibt es hierfür gesetzliche Grundlagen, z. B.:

• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB),
• Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A),
• Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder
• Norm für die Kostenplanung im Bauwesen (DIN 276).

Für das Format des Leistungsverzeichnisses gibt es keine EU-Richtlinie, so dass diese dem LV-Ersteller obliegt. In der Praxis hat sich hierfür das GAEB-Format durchgesetzt.

 

Die Leistungsphasen und Datenaustauschphasen

Die einzelnen Leistungsbilder der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) untergliedern sich in Leistungsphasen:

• LP1: Grundlagenermittlung
• LP2: Vorplanung
• LP3: Entwurfsplanung
• LP4: Genehmigungsplanung
• LP5: Ausführungsplanung
• LP6: Vorbereitung der Vergabe
• LP7: Mitwirkung bei der Vergabe
• LP8: Objektüberwachung – Bauüberwachung und Dokumentation
• LP9: Objektbetreuung

Quelle: https://www.hoai.de/hoai/leistungsphasen/

Der GAEB-Ausschuss hat die Phasen eines Bauvorhabens (von der Planung über die Durchführung bis hin zur Abrechnung) in einzelne Datenaustauschphasen eingeteilt:

 

Das Vergaberecht und die Rolle von Leistungsverzeichnissen

Das Vergaberecht regelt das komplette Vergabeverfahren von der Bekanntmachung, über den Versand der Vergabeunterlagen bis hin zur Prüfung der Angebote und Zuschlagserteilung.
Das Leistungsverzeichnis ist dabei nur ein kleiner Bestandteil.
Wenn Sie mehr über das Vergabeverfahren wissen möchten, insbesondere, was sich durch die Einführung der eVergabe rechtlich alles geändert hat, nehmen Sie doch einfach an einer unserer Schulungen teil.

 

Was beinhaltet ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis besteht aus verschiedenen Elementen:

• Gliederungen (Lose oder Gruppen/Titel),
• Positionen und
• Sonstigen Elementen (z. B. Vertragliche Regelungen, Ausführungsbeschreibungen usw.).

Die häufigsten Fehler werden bei der LV-Gliederung oder in der Verwendung von Positionsarten gemacht und ziehen Fehler bzw. Mehraufwand bei der Angebotsbearbeitung nach sich.
Möchten Sie wissen, was zum Beispiel der Unterschied zwischen einem Los und einem Titel ist, oder der Unterschied zwischen Alternativ- und Eventualpositionen, dann empfehlen wir Ihnen unser Online-GAEB-Basisseminar Teil1.

 

Leistungsverzeichnis – typischer Aufbau

Typischerweise beginnt ein Leistungsverzeichnis immer mit den Eckdaten (Auftraggeber, Projekt-Infos usw.), danach kommen die Vertraglichen Regelungen, gefolgt vom eigentlichen Leistungsverzeichnis bestehend aus LOS-Ebene, Gruppenstufen und Positionen.

 

Was ist eine Position im LV?

Die Teilleistung in einem Leistungsverzeichnis wird Position genannt. Sie besteht aus einer Positionsnummer (Ordnungszahl; kurz OZ), einer Menge, einer Einheit, einem Kurz- und Langtext sowie optional einem Preis. Beispiel:

Es gibt über 10 verschiedene Positionsarten (z. B. Normalposition, Bedarfsposition usw.), die miteinander auch noch kombiniert werden können (z. B.: eine Pauschalposition als Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag mit Leit- und Unterbeschreibung). Wenn Sie die wichtigsten Positionsarten und Beschreibungsformen sowie deren Anwendungen kennenlernen wollen, empfehlen wir Ihnen unser Online-GAEB-Basisseminar Teil2

 

Wer erstellt das Leistungsverzeichnis?

Wer das Leistungsverzeichnis erstellt, hängt vom Inhalt ab.
Handelt es sich um eine Ausschreibung, dann wird diese in der Regel von dem Auftraggeber selbst bzw. seinen Bevollmächtigten (Planer, Architekten usw.) erstellt.
Handelt es sich um ein Angebot (ohne vorherige Ausschreibung), wird es von dem (Bau-) Ausführenden erstellt.
Der Nachtrag wird in der Regel vom Auftragnehmer erstellt und zur Beauftragung an den Auftraggeber übersandt.

 

Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen

Wenn bei Ausschreibungen jeder sein eigenes Format (Word, Excel, pdf usw.) verwendet, kommt es oft zu Kommunikationsproblemen. Für eine einheitliche und vereinfachte Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen hat sich deshalb in der Praxis das GAEB-Format durchgesetzt.
Da es mittlerweile 3 verschiedene GAEB-Formate gibt, ist es umso wichtiger, eine Software zu verwenden, die den kompletten GAEB-Standard unterstützt, wie unser GAEB-Konverter.

 

Wie schreibt man ein Leistungsverzeichnis?

Leistungsverzeichnisse können manuell (mit freien individuellen Texten) oder mit Hilfe von Standardtexten (z. B. aus dem Standardleistungsbuch STLB oder dem Standardleistungskatalog für Straßen- und Brückenbau STLK) erstellt werden.
Mit unserem GAEB-Konverter können Sie schnell und einfach beide Varianten realisieren.

 

Einfache Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen mit dem GAEB-Konverter

Unser GAEB-Konverter unterstützt nicht nur den kompletten GAEB-Standard, sondern hat einen Eingabeassistenten integriert, der Ihnen die auszufüllenden Pflichtfelder entsprechend des gewählten GAEB-Formats gelb markiert, so dass bereits bei der Erfassung der Leistungsverzeichnisse auf GAEB-Konformität geachtet wird.

Oftmals liegen die Ausschreibungstexte bereits in anderen Formaten (wie Word oder Excel) vor, so dass lediglich geklärt werden muss, wie die Word-Texte oder Excel-Daten ins GAEB-Format konvertiert werden können. Auch hierfür können Sie den „GAEB-Konverter“ nutzen. Er kann insgesamt 9 verschiedene Formate einlesen und dadurch Zeit und Geld sparen.

Liegen Ihre Ausschreibungstexte als Datenbank (Access, SQL, ODBC) vor, können Sie diese im „GAEB-Konverter“ einbinden und direkt für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen nutzen. Das gleiche gilt auch für die Ausschreibungstexte des Standardleistungsbuches. Auf diese Texte können Sie sowohl offline (CD) als auch online direkt vom GAEB-Konverter zugreifen. Selbst Ausschreibungstexte des STLK (Standardleistungskatalog für den Straßen- und Brückenbau) importieren Sie ganz einfach über „Datei > öffnen“.

Wie genau die LV-Erstellung im GAEB-Konverter funktioniert, erfahren Sie in den nachfolgenden Youtube-Videos:

• LV-Erstellung,
• LV-Erstellung mit STLB und
• Einlesen von Ausschreibungstexten aus STLK.

 

Das LV auf Korrektheit prüfen

Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist die Einhaltung des GAEB-Standards.
Der GAEB-Konverter hat für diese Anforderung sowohl den Eingabeassistenten als auch ein Prüfmodul (GAEB-Tester) integriert.

Bei der Ausgabe der Ausschreibung in eine GAEB-Datei (z.B. *.d83) wird diese nochmals abschließend durch den GAEB-Tester auf GAEB-Konformität geprüft, z.B. ob alle Positionsarten richtig gewählt wurden, ob die Hierarchie und damit verbunden die Ordnungszahlen korrekt sind, so dass Sie sich als LV-Ersteller sicher sein können, tatsächlich eine GAEB-konforme Datei erstellt zu haben.

Der GAEB-Tester erstellt für Sie ein ausführliches Fehlerprotokoll. Ein Doppelklick auf die Meldung springt zu der Fehlerstelle und ermöglicht Ihnen die Korrektur.

 

Leistungsverzeichnis – Muster zum Download

Eine kostenlose 7-Tage-Vollversion der Software „GAEB-Konverter“ mit integrierten Musterdateien können Sie sich direkt herunterladen, installieren und testen.
Mit der Installation des GAEB-Konverters stehen Ihnen im Verzeichnis:
C:\Programme (x86)\GAEB-Konverter 10\Beispieldateien
verschiedenste Muster- und Beispieldateien zum Testen zur Verfügung.

Darüber hinaus finden Sie in der Projektdatenbank des GAEB-Konverters ein Beispiel-LV, welches alle wesentlichen Elemente und Positionen eines Leistungsverzeichnisses enthält. In den Langtexten der Positionen werden zusätzlich die Merkmale der entsprechenden Positionsart aufgezeigt.

 

 

 

 

 

 

 

 

So klappt der Datenaustausch zwischen GAEB und Microsoft Excel

Die Ausführung von Baumaßnahmen erfordert das Zusammenwirken von Baufirmen, Handwerksbetrieben sowie Ingenieur- und Architekturbüros. Der Austausch von Ausschreibungsunterlagen, Angeboten und Abrechnungsdaten gehört dabei zum Alltag. Immer häufiger werden diese Informationen in GAEB-Formaten (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), z.B. Ausschreibung.*83, Angebot.*84, übergeben.

Für wen ist der Austausch relevant?

Ausschreiber stehen bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen (kurz LV) häufig vor dem Problem, vorhandene Texte, z.B. aus Excel, ins GAEB-Format konvertieren zu müssen. Und nach Erhalt der Bieterangebote muss ein Preisspiegel in Excel erstellt werden.

Bieter möchten oftmals die GAEB-Ausschreibung nach Excel umwandeln, dort wie gewohnt die Ausschreibung verpreisen (z.B. mit einer eigenen Excel-Kalkulation) und die Preise danach wieder in die GAEB-Ausschreibung importieren.
Bei der Abrechnung sollen die in Excel erfassten Aufmaße mit einem Klick in die GAEB-Datei eingelesen und für die Rechnungsstellung genutzt werden.

Für diese Fälle bietet der Markt einige nützliche Tools (kleine Programme), die einem die Daten in das gewünschte Format konvertieren. Eines dieser Tools ist der von uns entwickelte „GAEB-Konverter“ , welcher Daten zwischen den Formaten:

• GAEB-90 (z.B. Kostenschätzung.d82)
• GAEB-2000 (z.B. Ausschreibung.p83)
• GAEB-XML (z.B. Angebot.x84)
• Excel (.xls, .xlsx, .xlsm)
• Word (.doc, .docx, .txt, .rtf)
• Access (.mdb, .accdb)
• dBASE (.dbf, .dbt)
• DataNorm (.000 – .999, .wrg, .rab)
• UGL (.000 – .999)
• Ö-Norm B2063 und A2063 (.dta, .dtn, .onlv)
• Aufmaß-Format REB 23.003 (.d11)
• Aufmaß-Format GAEB-VB 23.004 (.d12) und
• Aufmaß-Format GAEB-XML (.x31) konvertiert.

Einen kurzen Einblick in die Funktionalitäten des GAEB-Konverters erhalten Sie in unseren Youtube-Videos.

Umwandlung von Excel nach GAEB

So muss die Excel-Datei aufgebaut sein

Um ein Excel-Leistungsverzeichnis einlesen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• in der ersten Zeile der Excel-Tabelle müssen die Spaltenbeschriftungen stehen
• jeder Wert (z.B. Menge und Einheit) muss in einer eigenen Spalte stehen
• pro Position darf nur eine Zeile belegt sein (keine verbundenen Zellen)
• 5 Leerzeilen werden als Ende des LV‘s interpretiert

Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, stehen Ihnen verschiedene Makros auf unserer Homepage zum Download zur Verfügung, die Sie in Ihrem Excel einbinden können:

So funktioniert die Umwandlung von Excel nach GAEB

Der Import von Leistungsverzeichnissen im Excel-Format erfolgt wie bei allen Formaten über den Menüpunkt „Datei > Öffnen“. Nach der Angabe der zu importierenden Exceldatei können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Die Einstellungen im Einzelnen

Aktuelle Vorlage:

In einer Vorlage sind alle Import-Einstellungen unter einem Namen gespeichert.

Datenquelle:

Angabe der Tabelle oder des Bereiches, die/der das LV beinhaltet. Optional ist die Angabe der Tabelle LV-Daten möglich, wo Zusatzinformationen übertragen werden können.

Spaltenzuordnung:

Sind die Spalten durch eigene Bezeichnung beschriftet (z.B. statt OZ > Positionsnummer), erfolgt hier die Zuordnung zu den Bezeichnungen des GAEB-Konverters.

Eine genaue Beschreibung des Importes einer Excel-Ausschreibung ins GAEB-Format finden Sie in unserem Youtube-Video: Konvertierung Excel <-> GAEB.

 

GAEB in Excel importieren

Über die Funktion „Projekte > exportieren“ oder „Datei > speichern unter…“ können Sie die vorliegende GAEB-Ausschreibung nach Excel umwandeln. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, ob z.B. der Auto-Filter im Excel angewandt oder die bestehenden Preise und Textelemente mit ausgegeben werden sollen.

Darüber hinaus können beim Export Zusatztabellen erstellt werden:

• Kalkulationsvorlage,
• Preisspiegel auf Basis der Einheitspreise oder für ein Auf- und Abgebotsverfahren mit automatischer Neuberechnung der Preise bei Preisverhandlungen und
• eine Vorlage für die Aufmaß-Erfassung.

 

Die Vorteile des GAEB-Konverters

Excel gehört zu den beliebtesten Austauschformaten, egal ob LV-Daten (Positionen), Preise, Kalkulationsansätze oder Aufmaße – alles kann per Im- und Export im GAEB-Konverter bearbeitet werden. Damit wird die tägliche Arbeit wesentlich erleichtert sowie Zeit und Kosten gespart.
Eine genaue Beschreibung der Funktionalitäten des Moduls „Excel“ finden Sie auf unserer GAEB-Konverter-Überblicksseite.

Beispiele von Anwendungsfällen / Funktionsumfang

Ausschreibungen und Angebote:

• Ausgabe von LVs im Excelformat bzw. Konvertierung von Excel-LVs ins GAEB-Format.
• wahlweise Hinterlegung von Formeln und Zellschutz
• gruppierte Ausgabe zur besseren Übersicht von Positionen und Spalten, z.B. Anzeige aller Titelsummen ohne Positionen oder alle Preisspalten ein/ausblenden
• Reimport der Preise wahlweise als Abgabepreis (EP, EP-Anteil) oder als Kalkulationsansatz mit manueller oder automatischer Zuordnung einer Kostenart
• flexible Zuordnung von Spalten beim Import und deren Speicherung als Vorlage
• Bereitstellung von diversen Makros zur Erzeugung einer Importstruktur, z.B. Trennung von Menge und Einheit, wenn diese in einer Zelle stehen

Aufmaße:

• Ausgabe eines Excel-Aufmaßblattes zur dezentralen Erfassung von Aufmaßen
• wahlweise Ausgabe bestehender Aufmaße
• Erfassung beliebig vieler Aufmaße pro Position und deren Reimport
• Bei Verwendung von Formeln im Excel werden diese automatisch berechnet (Excel-Syntax)
• Import von Excelformeln und automatische Konvertierung ins REB-Format, wenn REB-Modul vorhanden
• Zuordnung von Aufmaßen nach beliebigen Kriterien zur späteren Filterung bei Ausgabe und Rechnungslegung

Preisspiegel:

• Erstellung eines prozentualen (Angebotsverfahren) und absoluten (Abgebotsverfahren) Preisspiegels
• Preisvergleich über Lieferanten oder Bieter möglich
• farbliche Darstellung des teuersten/günstigsten Preises (rot/grün, nachverhandelt blau)
• beim absoluten Preisspiegel wurden Formeln hinterlegt, damit dieser als Grundlage für Preisverhandlungen dienen kann (automatische Neuberechnung der Preise)
• Übernahme des gewünschten Bieter- oder Lieferantenangebote

 

Jetzt sofort loslegen – mit dem GAEB-Konverter

Für einen ersten praktischen Einblick können Sie den GAEB-Konverter jetzt herunterladen und für 7 Tage vollumfänglich und kostenlos auf Herz und Nieren testen!
Und bei Fragen zur Programmbedienung setzen Sie sich einfach mit unserer Hotline unter +49 3378 20279-12 in Verbindung.

 

GAEB-Schulungen

Wenn Sie mehr über den GAEB-Standard oder die eVergabe erfahren wollen, können Sie an den vielen Webinaren, Schnupperkursen und Seminaren entweder online oder in Präsenz deutschlandweit teilnehmen. Alle Termine und Orte unserer Schulungen finden Sie auf https://gaeb-tools.de/schulung/.
Wir freuen uns, Sie auf einer unserer Schulungen begrüßen zu dürfen!