Die Digitalisierung schreitet sowohl im privaten aber vor allem auch im geschäftlichen Bereich immer mehr voran und soll insbesondere papierbasierende Prozesse ablösen und damit die Arbeit und auch die Kommunikation vereinfachen. Dies gilt auch für die Rechnungslegung.
Hierfür wurde der Standard „XRechnung“ eingeführt.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, bei der alle relevanten Informationen in festgelegten Feldern gemäß dem Standard „XRechnung“ übertragen werden. Dieser Standard ist vorwiegend für die maschinelle Verarbeitung gedacht und hat keine Ähnlichkeit mit dem gewohnten Rechnungsausdruck.

Wer hat wann die XRechnung entwickelt?

Durch Entwicklung nationaler Normen haben immer mehr EU-Mitgliedsstaaten die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorangetrieben. Dies führte zu einer hohen Anzahl an unterschiedlichen Normen und insbesondere bei grenzüberschreitendem Rechnungsverkehr zu einem Anstieg der Komplexität und Kosten. Um daher die Hemmnisse im grenzübergreifenden elektronischen Rechnungsverkehr zu beseitigen, haben das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union am 16. April 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Diese hat unter anderem zum Ziel, eine gemeinsame europaweit gültige Norm für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung („Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“) zu entwickeln. Im Jahr 2014 wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) beauftragt, eine solche Norm zu erarbeiten. Die Norm wurde am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der EU als EN 16931-1:2017 veröffentlicht.

Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard in Deutschland übernahm das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zusammen mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Dies geschah im Auftrag des IT-Planungsrats, also im Auftrag aller Bundesländer und des Bundes.
(Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung)

Seit November 2020 sind bei öffentlichen Aufträgen alle Rechnungssteller verpflichtet, ihre Rechnungen im Standard XRechnung zu übermitteln.

Ab 01.01.2025 sollte die XRechnung eigentlich im gesamten B2B-Bereich verpflichtend eingeführt werden. Dies hat die Bundesregierung allerdings um 2 Jahre verschoben mit vielen Übergangs- und Ausnahmeregelungen.

Zeitstrahl-XRechnung (Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext)

Das XRechnung-Format

Die XRechnung sowie der GAEB-XML-Standard basieren auf dem universellen und internationalen Datenaustauschformat „XML“.
XML ist eine Auszeichnungssprache für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von hierarchisch strukturierter Daten zwischen Computersystemen und wurde vom World Wide Web Consortium (W3C) veröffentlicht.
Nähere Informationen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language

Der Standard „XRechnung“ definiert, welche Daten unter Nutzung des XML-Formates übertragen werden. Dazu wird jede Information einem sogenannten BT-Feld zugeordnet. Eine Übersicht über alle BT-Felder finden Sie auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Wer ist zur XRechnung verpflichtet?

Der Standard XRechnung bildet eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen und ist bereits verpflichtend eingeführt.
Die XRechnung ist von Rechnungsstellern im Bereich öffentlicher Auftragsvergabe anzuwenden, wenn diese Rechnungen an (andere) öffentliche Auftraggeber stellen und die Konformität zu XRechnung gefordert ist.
Aufgrund des föderalistischen Staatsaufbaus Deutschlands ist eine Überführung der EU-Richtlinie in nationales Recht jeweils durch den Bund und die 16 Länder zu vollziehen. Die Umsetzung wird im Rahmen des Steuerungsprojekts abgestimmt. Der aktuelle Stand der Umsetzung der E-Rechnung in Bund und Ländern wird in der Ländersynopse dokumentiert.
Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext

Ab 01.01.2027 wird im gesamten Geschäftsbereich die XRechnung verpflichtend eingeführt werden.

Was muss eine XRechnung beinhalten?

Prinzipiell muss eine XRechnung zunächst die gleichen Pflichtdaten wie eine „normale“ Rechnung beinhalten, wie: Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, Rechnungsnummer und -datum sowie die abzurechnenden Positionen mit Text, Menge, Einheit und Preis.
Darüber hinaus enthält eine XRechnung aber auch zusätzliche Daten. So muss beispielsweise sowohl beim Rechnungsempfänger als auch beim Rechnungsabsender ein Ansprechpartner mit Telefon und Mail-Adresse und der Leistungszeitraum als Datum (nicht als Text wie z. B. „April 2025“) angegeben werden. Nicht alle Einheiten werden in einer XRechnung unterstützt; so gibt es beispielsweise die Einheit „pauschal“ nicht (im GAEB-Konverter wird beim Erstellen einer XRechnung diese Einheit automatisch in die Einheit „Sonstiges“ umgewandelt) oder „km“ (für Kilometer) ist in der XRechnung „kmt“ usw. Für den Rechnungsempfänger muss eine Leitweg-ID eingetragen sein.

Welche Felder es überhaupt in einer XRechnung gibt und welche davon Pflichtfelder sind, können Sie der „Übersichtsliste Eingabefelder“ entnehmen.

Wer bekommt eine XRechnung?

Empfänger von XRechnungen sind in der Regel öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen, Länder, Behörden, Verwaltungen oder der Bund). Vorteil der XRechnung ist, dass diese von jeder Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV oder SAP) eingelesen und weiterverarbeitet werden sollte.
Dadurch kann sich die Prüfungsdauer einer Rechnung enorm verkürzen, was wiederum zur schnelleren Auszahlung einer Rechnung führen kann.

XRechnung für die Deutsche Bahn

In einer XRechnung gibt es sogenannte Grundanforderungen (CIUS) und Spezifikationen (Extension).
Die Deutsche Bahn stellt an eine XRechnung zusätzliche Anforderungen. Diese werden im GAEB-Konverter unterstützt – siehe unseren Blogbeitrag „XRechnung für Deutsche Bahn“.
Sie benötigen hierzu zum einen das Modul „XRechnung/ZUGFeRD“ und zum anderen das Modul „XRechnung DB“. Beide Module können Sie einzeln zu bereits bestehenden Lizenzen erwerben.

XRechnung erstellen – Schritt für Schritt

Mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ können Sie Ihre Rechnungen in insgesamt 5 verschiedenen Formaten erstellen:

• in gedruckter Form,
• als PDF-Datei,
• als GAEB2000- bzw. GAEB-XML-Datei (.p89 oder .x89),
• als ZUGFeRD-Rechnung oder
• als XRechnung.

Das Erstellen einer XRechung unterscheidet sich dabei nicht von der Erstellung z. B. einer pdf-Rechnung.
Basis für eine Rechnung sind immer die Positionen mit Ihren abzurechnenden Mengen. Für die Erfassung/Übernahme dieser Positionen im GAEB-Konverter haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• manuelle Erfassung von Positionen,
• Übernahme aus Musterprojekten,
• Einlesen einer GAEB-Datei (dies kann entweder eine Auftragsdatei (86), die der Auftraggeber übermittelt hat, oder das bereits verpreiste Leistungsverzeichnis (sofern sich zwischen Angebotserstellung und Auftrag keine Änderungen ergeben haben) sein,
• Übernahme aus anderen Applikationen (z. B. Word oder Excel) oder
• Übernahme aus einer anderen Software (z. B. Lexware) mit Hilfe einer XML-Datei.

In den Positionen müssen die abzurechnenden Mengen erfasst werden (entweder manuell oder durch Übernahme der zuvor erfassten Aufmaße).
Danach werden alle rechnungsrelevanten Daten unter dem Punkt „Rechnungsinfos“ erfasst:

Erfassung der Rechnungseckdaten im GAEB-Konverter

Über „Projekte > Exportieren“ wird zum Schluss eine Rechnung im XRechnungs-Format (xml-Datei) in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt.
Für diese Funktionalität benötigen Sie in Ihrem GAEB-Konverter das Modul „XRechnung“.

Was tun, wenn die eigene Software das XRechnungsformat nicht unterstützt?

In diesem Fall können Sie unsere Software „GAEB-Konverter“ nutzen.
Die aus Ihrem Warenwirtschaftsprogramm generierte Rechnung (GAEB, Excel oder XML-Datei) können Sie in unseren GAEB-Konverter einlesen und als XRechnung ausgeben.

XRechnung prüfen / validieren

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt ein kostenloses Prüfprogramm für Ihre XRechnung – den sogenannten „Validator“ zur Verfügung.
Wenn Sie mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ eine XRechnung generieren, wird diese automatisch auf Vollständigkeit geprüft und ein Prüfbericht erstellt und in Ihrem Browser angezeigt, aus dem Sie ganz genau entnehmen können, welche Angaben in Ihrer XRechnung gegebenenfalls noch fehlen:

Prüfbericht einer XRechnung

Jedes Eingabefeld in einer XRechnung hat eine sogenannte BT-Feld-Kennung, so dass die in Englisch verfassten Fehlermeldungen schnell und einfach interpretiert und korrigiert werden können.
Eine Übersicht über alle BT-Nummern finden Sie zum Beispiel auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Klassische Fehler sind:

• beispielsweise eine fehlende oder nicht vollständige Bankverbindung des Rechnungsabsenders (BT84) oder
• das Fehlen der Kennung einer Anlage (BT122).

Damit können Sie sicher sein, eine korrekte und vollständige XRechnung zu übermitteln.

Wie übermittle ich eine XRechnung?

In der Regel stellen die XRechnungs-Empfänger (z. B. der Bund oder die Deutsche Bahn) eigene Plattformen oder Portale zur Übermittlung der XRechnung zur Verfügung. Hier kann der Rechnungsabsender entweder direkt seine Daten eintragen oder die mit einem anderen Programm generierte XRechnung hochladen.

Alles ins allem kann man sagen, dass die Einführung der XRechnung den gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung für beide Seiten vereinfacht und vor allem vereinheitlicht hat.

Testen Sie jetzt den GAEB-Konverter für Ihre XRechnung

Eine kostenlose Vollversion für 7 Tage können Sie sich direkt über diesen Link herunterladen. Eine kurze Anleitung zur Installation oder Hilfe bei Problemen finden Sie in unserer Installationsanleitung oder unserem Installationsvideo.
Bei Fragen zur Programmbedienung steht Ihnen unsere Hotline kompetent unter +49 3378 20279-12 gern zur Verfügung (montags bis freitags in der Zeit von 09:00 – 12:00 Uhr sowie von 13:00 – 17:00 Uhr).

Online-Kurs „XRechnung“

Was eine XRechnung ist und wie sie genau erstellt wird, erfahren Sie praxisnah und verständlich in unserem einstündigen Online-Kurs „XRechnung“.
Sie benötigen lediglich:

•  einen PC / Notebook mit Internetanschluss sowie
• PC-Lautsprecher mit Mikrofon oder Telefon.

Alle Termine können Sie dem Anmeldeformular oder unserer Homepage entnehmen.

Der Beitrag XRechnung – die elektronische Rechnung einfach erklärt erschien zuerst auf GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket.

Leistungsverzeichnisse (LV) spielen bei der Auftragsvergabe im Bauwesen eine zentrale Rolle. Sie dienen dazu, die Bauleistungen präzise zu beschreiben. Je klarer die Leistungen beschrieben sind, umso weniger Interpretationsspielraum gibt es später bei der Realisierung der Bauvorhaben.

Was versteht man unter einem Leistungsverzeichnis?

Leistungsverzeichnisse (LV) sind prinzipiell eine Zusammenfassung aller Leistungen, die im Rahmen eines Auftrages zu erbringen sind. Diese können zwecks Übersichtlichkeit hierarchisch gegliedert sein und enthalten eine umfassende, eindeutige und vollständige Beschreibung aller auszuführenden Leistungen.

Bei einem Leistungsverzeichnis kann es sich:

• um eine Ausschreibung handeln, die von einem Auftraggeber mit den gewünschten Leistungen erstellt wurde, oder
• um ein Angebot z.B. eines Bauausführenden oder
• um einen Nachtrag während der Erbringungsphase.

Während im privaten, nicht öffentlichen Bereich die Leistungsverzeichnisse frei (mit individuellen Texten) gestaltet werden, muss ein Leistungsverzeichnis z. B. bei einer öffentlichen Ausschreibung nach bestimmten Regeln erstellt werden. Je nach Auftraggeber, Leistung und Auftragswert gibt es hierfür gesetzliche Grundlagen, z. B.:

• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB),
• Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A),
• Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder
• Norm für die Kostenplanung im Bauwesen (DIN 276).

Für das Format des Leistungsverzeichnisses gibt es keine EU-Richtlinie, so dass diese dem LV-Ersteller obliegt. In der Praxis hat sich hierfür das GAEB-Format durchgesetzt.

Die Leistungsphasen und Datenaustauschphasen

Die einzelnen Leistungsbilder der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) untergliedern sich in Leistungsphasen:

• LP1: Grundlagenermittlung
• LP2: Vorplanung
• LP3: Entwurfsplanung
• LP4: Genehmigungsplanung
• LP5: Ausführungsplanung
• LP6: Vorbereitung der Vergabe
• LP7: Mitwirkung bei der Vergabe
• LP8: Objektüberwachung – Bauüberwachung und Dokumentation
• LP9: Objektbetreuung

Quelle: https://www.hoai.de/hoai/leistungsphasen/

Der GAEB-Ausschuss hat die Phasen eines Bauvorhabens (von der Planung über die Durchführung bis hin zur Abrechnung) in einzelne Datenaustauschphasen eingeteilt:

Datenaustauschphasen im GAEB-Standard

Das Vergaberecht und die Rolle von Leistungsverzeichnissen

Das Vergaberecht regelt das komplette Vergabeverfahren von der Bekanntmachung, über den Versand der Vergabeunterlagen bis hin zur Prüfung der Angebote und Zuschlagserteilung.
Das Leistungsverzeichnis ist dabei nur ein kleiner Bestandteil.
Wenn Sie mehr über das Vergabeverfahren wissen möchten, insbesondere, was sich durch die Einführung der eVergabe rechtlich alles geändert hat, nehmen Sie doch einfach an einer unserer Schulungen teil.

Durchführung von Online-Seminaren, z. B. Online-GAEB-VOB-Schnupperkurs

Was beinhaltet ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis besteht aus verschiedenen Elementen:

• Gliederungen (Lose oder Gruppen/Titel),
• Positionen und
• Sonstigen Elementen (z. B. Vertragliche Regelungen, Ausführungsbeschreibungen usw.).

Übersicht über alle Elemente eines Leistungsverzeichnisses

Die häufigsten Fehler werden bei der LV-Gliederung oder in der Verwendung von Positionsarten gemacht und ziehen Fehler bzw. Mehraufwand bei der Angebotsbearbeitung nach sich.
Möchten Sie wissen, was zum Beispiel der Unterschied zwischen einem Los und einem Titel ist, oder der Unterschied zwischen Alternativ- und Eventualpositionen, dann empfehlen wir Ihnen unser Online-GAEB-Basisseminar Teil 1.

Leistungsverzeichnis – typischer Aufbau

Typischerweise beginnt ein Leistungsverzeichnis immer mit den Eckdaten (Auftraggeber, Projekt-Infos usw.), danach kommen die Vertraglichen Regelungen, gefolgt vom eigentlichen Leistungsverzeichnis bestehend aus LOS-Ebene, Gruppenstufen und Positionen.

Beispiel für Aufbau/Gliederung eines Leistungsverzeichnisses

Was ist eine Position im LV?

Die Teilleistung in einem Leistungsverzeichnis wird Position genannt. Sie besteht aus einer Positionsnummer (Ordnungszahl; kurz OZ), einer Menge, einer Einheit, einem Kurz- und Langtext sowie optional einem Preis. Beispiel:

Beispiel für den Aufbau einer Position im Leistungsverzeichnis

Es gibt über 10 verschiedene Positionsarten (z. B. Normalposition, Bedarfsposition usw.), die miteinander auch noch kombiniert werden können (z. B.: eine Pauschalposition als Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag mit Leit- und Unterbeschreibung). Wenn Sie die wichtigsten Positionsarten und Beschreibungsformen sowie deren Anwendungen kennenlernen wollen, empfehlen wir Ihnen unser Online-GAEB-Basisseminar Teil 2.

Wer erstellt das Leistungsverzeichnis?

Wer das Leistungsverzeichnis erstellt, hängt vom Inhalt ab.
Handelt es sich um eine Ausschreibung, dann wird diese in der Regel von dem Auftraggeber selbst bzw. seinen Bevollmächtigten (Planer, Architekten usw.) erstellt.
Handelt es sich um ein Angebot (ohne vorherige Ausschreibung), wird es von dem (Bau-) Ausführenden erstellt.
Der Nachtrag wird in der Regel vom Auftragnehmer erstellt und zur Beauftragung an den Auftraggeber übersandt.

Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen

Wenn bei Ausschreibungen jeder sein eigenes Format (Word, Excel, pdf usw.) verwendet, kommt es oft zu Kommunikationsproblemen. Für eine einheitliche und vereinfachte Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen hat sich deshalb in der Praxis das GAEB-Format durchgesetzt.
Da es mittlerweile 3 verschiedene GAEB-Formate gibt, ist es umso wichtiger, eine Software zu verwenden, die den kompletten GAEB-Standard unterstützt, wie unser GAEB-Konverter.

Wie schreibt man ein Leistungsverzeichnis?

Leistungsverzeichnisse können manuell (mit freien individuellen Texten) oder mit Hilfe von Standardtexten (z. B. aus dem Standardleistungsbuch STLB oder dem Standardleistungskatalog für Straßen- und Brückenbau STLK) erstellt werden.
Mit unserem GAEB-Konverter können Sie schnell und einfach beide Varianten realisieren.

Einfache Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen mit dem GAEB-Konverter

Unser GAEB-Konverter unterstützt nicht nur den kompletten GAEB-Standard, sondern hat einen Eingabeassistenten integriert, der Ihnen die auszufüllenden Pflichtfelder entsprechend des gewählten GAEB-Formats gelb markiert, so dass bereits bei der Erfassung der Leistungsverzeichnisse auf GAEB-Konformität geachtet wird.

Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses im GAEB-Konverter

Oftmals liegen die Ausschreibungstexte bereits in anderen Formaten (wie Word oder Excel) vor, so dass lediglich geklärt werden muss, wie die Word-Texte oder Excel-Daten ins GAEB-Format konvertiert werden können. Auch hierfür können Sie den „GAEB-Konverter“ nutzen. Er kann insgesamt 9 verschiedene Formate einlesen und dadurch Zeit und Geld sparen.

Liegen Ihre Ausschreibungstexte als Datenbank (Access, SQL, ODBC) vor, können Sie diese im „GAEB-Konverter“ einbinden und direkt für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen nutzen. Das gleiche gilt auch für die Ausschreibungstexte des Standardleistungsbuches. Auf diese Texte können Sie sowohl offline (CD) als auch online direkt vom GAEB-Konverter zugreifen. Selbst Ausschreibungstexte des STLK (Standardleistungskatalog für den Straßen- und Brückenbau) importieren Sie ganz einfach über „Datei > öffnen“.

Wie genau die LV-Erstellung im GAEB-Konverter funktioniert, erfahren Sie in den nachfolgenden Youtube-Videos:

• LV-Erstellung,
• LV-Erstellung mit STLB und
• Einlesen von Ausschreibungstexten aus STLK.

Das LV auf Korrektheit prüfen

Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist die Einhaltung des GAEB-Standards.
Der GAEB-Konverter hat für diese Anforderung sowohl den Eingabeassistenten als auch ein Prüfmodul (GAEB-Tester) integriert.

Bei der Ausgabe der Ausschreibung in eine GAEB-Datei (z.B. *.d83) wird diese nochmals abschließend durch den GAEB-Tester auf GAEB-Konformität geprüft, z.B. ob alle Positionsarten richtig gewählt wurden, ob die Hierarchie und damit verbunden die Ordnungszahlen korrekt sind, so dass Sie sich als LV-Ersteller sicher sein können, tatsächlich eine GAEB-konforme Datei erstellt zu haben.

Der GAEB-Tester erstellt für Sie ein ausführliches Fehlerprotokoll. Ein Doppelklick auf die Meldung springt zu der Fehlerstelle und ermöglicht Ihnen die Korrektur.

Beispiel für ein Fehlerprotokoll

Leistungsverzeichnis – Muster zum Download

Eine kostenlose 7-Tage-Vollversion der Software „GAEB-Konverter“ mit integrierten Musterdateien können Sie sich direkt herunterladen, installieren und testen.
Mit der Installation des GAEB-Konverters stehen Ihnen im Verzeichnis:
C:\Programme (x86)\GAEB-Konverter 10\Beispieldateien
verschiedenste Muster- und Beispieldateien zum Testen zur Verfügung.

Darüber hinaus finden Sie in der Projektdatenbank des GAEB-Konverters ein Beispiel-LV, welches alle wesentlichen Elemente und Positionen eines Leistungsverzeichnisses enthält. In den Langtexten der Positionen werden zusätzlich die Merkmale der entsprechenden Positionsart aufgezeigt.

Software „GAEB-Konverter“ – 7-Tage kostenlos Testen

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Startbildschirm Youtube-Video „GAEB-Dateien prüfen und korrigieren“

Der in unserer Software integrierte „GAEB-Tester“ prüft jede eingelesene und auch jede ausgegebene Datei auf GAEB-Konformität und erstellt ein ausführliches Fehlerprotokoll, aus dem Sie ganz genau entnehmen können, wo welche Fehler enthalten sind.
Nichts ist beruhigender als das Gefühl, alles korrekt erstellt oder ausgefüllt zu haben.

Einen kurzen Einblick in die Funktionalität des Testers erhalten Sie in unserem Video auf Youtube „GAEB-Prüfung“.
Eine genaue Beschreibung des Moduls erhalten Sie auf unserer Homepage.

DEZEMBER-Aktion für unsere Kunden:
Beim Zukauf des Moduls „GAEB-Tester“ zu einer bestehenden Lizenz bieten wir 20% Rabatt an.
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Dieses Angebot ist vom 01.-31.12.2021 gültig!

Der Beitrag Einhaltung des GAEB-Standards erschien zuerst auf GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket.

• im Positionsbereich,
• im Kalkulationsbereich oder
• im Aufmaßbereich.

Erstes Beispiel:
Sie möchten auf alle markierten Positionen einen sichtbaren Nachlass von 5% gewähren.
Dann müssen Sie folgende Einstellungen im Menüfenster „Werte ersetzen im selben Dokument“ vornehmen:

Werte ersetzen: Nachlass

Zweites Beispiel:
Sie möchten bei allen Positionen, die derzeit als Einheit „lfdm.“ haben, die Einheit auf „m“ ändern.
Dann müssen Sie folgende Einstellungen im Menüfenster „Werte ersetzen im selben Dokument“ vornehmen:

Werte ersetzen: Einheit

Drittes Beispiel:
Sie möchten gern die Einheitspreise aus einer Ausschreibung in ein neues LV übertragen. Als Vergleichskriterium kann hier entweder die Ordnungszahl (OZ) oder die Freie OZ genommen werden. Diese muss in beiden LVs in allen Positionen übereinstimmen.
Dann muss die Einstellung im Menüfenster „Werte ersetzen zwischen 2 Dokumenten“ wie folgt vorgenommen werden:

Werte ersetzen: Einheitspreis

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Mit Hilfe des Moduls „externe Datenanbindung“ verbinden Sie die Datenbank Ihres Warenwirtschaftssystems mit Ihrem GAEB-Konverter und können dann direkt die Artikel aus der Datenbank den angefragten Positionen zuordnen.
Zusätzlich können auch Adress- und Positionsdaten aus einer Datenbank übernommen werden:

externe Datenanbindung – Datenart

Unterstützt werden dabei folgende Datenbankformate: ado (Access), csv, Excel, SQL oder ODBC:

externe Datenanbindung – Datenformate

Einen kurzen Einblick in diese Funktionalität erhalten Sie in unserem Youtube-Video:
„externe Datenanbindung“.
Weitere Informationen zu dem Modul „exterene Datenanbindung“ erhalten Sie auf unserer Homepage.

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Adresserfassung

Hierzu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
1) Manuelle Erfassung
Die manuell erfassten Adressdaten können über „Adresse speichern“ hinterlegt werden (eine Adresse unter Auftraggeber und eine Adresse bei Auftragnehmer). Zum Abrufen der gespeicherten Daten klicken Sie einfach auf „Adresse abrufen“.

2) Übernahme aus Outlook
Wenn Sie auf Ihrem Rechner ein lokales Outlook installiert haben und dort Adressdaten verwalten, können Sie direkt aus Ihrem GAEB-Konverter heraus auf diese Daten zugreifen und sich in aktuelle GAEB-Ausschreibungen importieren lassen.

3) Übernahme aus Adressdatenbank
Wenn Sie Ihre Adressdaten in einer Datenbank (Excel-Tabelle, Access-Datei oder SQL-/ODBC-Datenbank) verwalten, können Sie mit Hilfe des Moduls „externe Datenanbindung“ Ihre Adressdatenbank im GAEB-Konverter einbinden und auf diese Daten für aktuelle Ausschreibungen zugreifen.
Wie eine Datenbank im GAEB-Konverter eingebunden wird, erfahren Sie in unserem Youtube-Video „externe Datenanbindung“.

Alle 3 Möglichkeiten werden in unserem Youtube-Video „Adresseingabe“ vorgestellt.
Schauen Sie doch mal rein!

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Word-Datei vor der Analyse

Für die Texterkennung stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung:

• vollautomatisch (hierfür gibt es diverse Einstellungen, damit möglichst viel erkannt wird),

• halbautomatisch mit Makro-Recorder (wird angewandt, wenn die vollautomatische Analyse nicht das gewünschte Ergebnis erzielt, aber die Positionen dennoch den gleichen Aufbau haben) oder

• manuell mit der Dialog-Methode (manuelle Texterkennung; wird angewandt, wenn Positionen unterschiedlich aufgebaut sind).

Möchten Sie alle 3 Möglichkeiten im Einzelnen kennenlernen, empfehlen wir Ihnen eine individuelle Online-Schulung per Fernwartung, bei der Ihnen anhand einer Datei aus Ihrer Praxis alle 3 Wege ausführlich demonstriert werden.
Bei Bedarf setzen Sie sich mit unserem Vertrieb unter +49 3378 20279-11 in Verbindung und vereinbaren einen persönlichen Termin.

Mit Hilfe des Moduls „Text-Import Word“ können Sie Ihre Textdateien in Ihrem GAEB-Konverter einlesen und ins GAEB-Format konvertieren. Dieses Modul bieten wir in zwei Varianten an:
– limitiert auf 25 Importe (25 Word-Dateien) für 99,00 Euro netto oder
– unlimitiert für 799,00 Euro netto.

Einen kurzen Einblick in die Funktionalitäten des Moduls finden Sie entweder auf unseren beiden Produktseiten Wort (25) bzw. Word (unlimitiert) oder in unserem Youtube-Video: „Konvertierung Word<>GAEB.
Schauen Sie doch mal rein!

JUNI-Aktion für unsere Kunden:
Bei Lizenzerweiterung um das Modul „Text-Import Word (25)“ oder „Text-Import Word (unlimitiert)“ bieten wir 20% Rabatt.
Für eine Bestellung schreiben Sie uns einfach eine kurze Mail an info@t-t.de.

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Wozu dienen diese 3 Ansichten?

In der Importansicht wird die gewünschte Datei im Originalformat dargestellt, analysiert und ggf. auf GAEB-Kompatibilität geprüft (getestet):

Importansicht: Originalformat der GAEB-Datei

Da das Originalformat häufig sehr kryptisch aussieht, können Sie sich die Datei (rein informatorisch) auch in einer Art Druckvorschau ansehen:

Importansicht: GAEB-Viewer (Druckvorschau)

In der Projekt-/Bearbeitungsansicht können Sie Leistungsverzeichnisse, Angebote, Aufträge, Aufmaße und Rechnungen entweder selbst erstellen oder die eingelesene Datei bearbeiten und ausdrucken. Für die Bearbeitung steht Ihnen dazu auf der rechten Bildschirmhälfte entweder die Tabellenansicht oder die Einzelansicht zur Verfügung.
In der Tabellensicht wird die Ausschreibung (ähnlich wie in Excel) tabellarisch angezeigt. Jeder Wert steht in einer eigenen Spalte. Die Tabellenansicht kann individuell angepasst und als Vorlage gespeichert werden:

Projektansicht: Tabelle

In der Einzelansicht werden Ihnen alle Details zur ausgewählten Position angezeigt:

Projektansicht: Einzeldarstellung der Positionsdaten

Nach der Bearbeitung und anschließender Erstellung einer neuen GAEB-Datei (über „Projekte > Exportieren) wird diese in der Exportansicht zu Kontrollzwecken angezeigt (entweder im Original oder in der Vorschau) und auf GAEB-Konformität geprüft. Auch die Exportansicht ist (wie die Importansicht) rein informatorisch. Werden also in der Exportansicht Fehler festgestellt, so werden diese ausschließlich in der Projekt-/Bearbeitungsansicht korrigiert. Danach muss der Export erneut durchgeführt werden.

Der Beitrag Ansichten im GAEB-Konverter erschien zuerst auf GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket.

Ob eine GAEB-Datei per Doppelklick direkt mit dem GAEB-Konverter geöffnet werden kann oder nicht, hängt von zwei Faktoren ab:

1) Dateiverknüpfung
Der Dateityp (z.B.: *.d83) muss mit dem GAEB-Konverter verknüpft sein, damit Windows weiß, welches Programm gestartet werden soll.
Mit welcher Software der Dateityp verknüpft ist, erkennen Sie im Windows-Explorer am Symbol vor dem Dateinamen. Ist dort ein GAEB-Konverter-Symbol aufgeführt, ist dieser Dateityp auch mit dem GAEB-Konverter verknüpft:

2) Zeichenanzahl und Sonderzeichen im Pfad
Lange Dateipfade oder Sonderzeichen im Verzeichnispfad können (je nach Windows-Version) zu Problemen beim Öffnen von Dateien mittels Doppelklick führen. Gleiches gilt auch, wenn man Dateien per Mail bekommen hat und diese direkt aus dem Mailprogramm aufrufen möchte. Die Dateien werden automatisch in temporäre Verzeichnisse auf dem Rechner gespeichert, welche häufig recht lang sind.

Eine Methode, die immer funktioniert:
Speichern Sie zunächst die erhaltene Datei lokal auf Ihrem Rechner (sollten Sie eine zip-Datei bekommen haben, so extrahieren Sie die Dateien aus dem zip-Archiv und speichern diese ebenfalls lokal auf Ihrem Rechner); öffnen dann Ihren GAEB-Konverter und lesen die Datei über „Datei –> öffnen“ ein.
Hier spielt weder die Dateiverknüpfung noch die Zeichenanzahl im Pfad eine Rolle.

Eine 7tägige kostenlosten Vollversion können Sie sich direkt von unserer Homepage www.gaeb-tools.de (aus dem Downloadbereich) herunterladen und installieren.
Weitere Informationen zum GAEB-Konverter erhalten Sie unter www.gaeb-tools.de/Software/GAEB-Konverter/.

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Mit Hilfe des Moduls „externe Datenanbindung“ verbinden Sie die Datenbank Ihres Warenwirtschaftssystems mit Ihrem GAEB-Konverter und können dann direkt die Artikel aus der Datenbank den angefragten Positionen zuordnen.

Einen kurzen Einblick in diese Funktionalität erhalten Sie in unserem Youtube-Video:
„externe Datenanbindung“.

Eine ausführliche Erklärung finden Sie auf unserer Homepage-Seite.

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Dieses Angebot ist gültig vom 01.-30.06.2020 und nicht mit anderen Rabattaktionen kombinierbar.

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