Die Digitalisierung schreitet sowohl im privaten aber vor allem auch im geschäftlichen Bereich immer mehr voran und soll insbesondere papierbasierende Prozesse ablösen und damit die Arbeit und auch die Kommunikation vereinfachen. Dies gilt auch für die Rechnungslegung.
Hierfür wurde der Standard „XRechnung“ eingeführt.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, bei der alle relevanten Informationen in festgelegten Feldern gemäß dem Standard „XRechnung“ übertragen werden. Dieser Standard ist vorwiegend für die maschinelle Verarbeitung gedacht und hat keine Ähnlichkeit mit dem gewohnten Rechnungsausdruck.

Wer hat wann die XRechnung entwickelt?

Durch Entwicklung nationaler Normen haben immer mehr EU-Mitgliedsstaaten die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorangetrieben. Dies führte zu einer hohen Anzahl an unterschiedlichen Normen und insbesondere bei grenzüberschreitendem Rechnungsverkehr zu einem Anstieg der Komplexität und Kosten. Um daher die Hemmnisse im grenzübergreifenden elektronischen Rechnungsverkehr zu beseitigen, haben das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union am 16. April 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Diese hat unter anderem zum Ziel, eine gemeinsame europaweit gültige Norm für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung („Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“) zu entwickeln. Im Jahr 2014 wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) beauftragt, eine solche Norm zu erarbeiten. Die Norm wurde am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der EU als EN 16931-1:2017 veröffentlicht.

Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard in Deutschland übernahm das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zusammen mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen. Dies geschah im Auftrag des IT-Planungsrats, also im Auftrag aller Bundesländer und des Bundes.
(Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung)

Seit November 2020 sind bei öffentlichen Aufträgen alle Rechnungssteller verpflichtet, ihre Rechnungen im Standard XRechnung zu übermitteln.

Ab 01.01.2025 sollte die XRechnung eigentlich im gesamten B2B-Bereich verpflichtend eingeführt werden. Dies hat die Bundesregierung allerdings um 2 Jahre verschoben mit vielen Übergangs- und Ausnahmeregelungen.

Zeitstrahl-XRechnung (Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext)

Das XRechnung-Format

Die XRechnung sowie der GAEB-XML-Standard basieren auf dem universellen und internationalen Datenaustauschformat „XML“.
XML ist eine Auszeichnungssprache für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von hierarchisch strukturierter Daten zwischen Computersystemen und wurde vom World Wide Web Consortium (W3C) veröffentlicht.
Nähere Informationen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language

Der Standard „XRechnung“ definiert, welche Daten unter Nutzung des XML-Formates übertragen werden. Dazu wird jede Information einem sogenannten BT-Feld zugeordnet. Eine Übersicht über alle BT-Felder finden Sie auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Wer ist zur XRechnung verpflichtet?

Der Standard XRechnung bildet eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen und ist bereits verpflichtend eingeführt.
Die XRechnung ist von Rechnungsstellern im Bereich öffentlicher Auftragsvergabe anzuwenden, wenn diese Rechnungen an (andere) öffentliche Auftraggeber stellen und die Konformität zu XRechnung gefordert ist.
Aufgrund des föderalistischen Staatsaufbaus Deutschlands ist eine Überführung der EU-Richtlinie in nationales Recht jeweils durch den Bund und die 16 Länder zu vollziehen. Die Umsetzung wird im Rahmen des Steuerungsprojekts abgestimmt. Der aktuelle Stand der Umsetzung der E-Rechnung in Bund und Ländern wird in der Ländersynopse dokumentiert.
Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/#kontext

Ab 01.01.2027 wird im gesamten Geschäftsbereich die XRechnung verpflichtend eingeführt werden.

Was muss eine XRechnung beinhalten?

Prinzipiell muss eine XRechnung zunächst die gleichen Pflichtdaten wie eine „normale“ Rechnung beinhalten, wie: Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, Rechnungsnummer und -datum sowie die abzurechnenden Positionen mit Text, Menge, Einheit und Preis.
Darüber hinaus enthält eine XRechnung aber auch zusätzliche Daten. So muss beispielsweise sowohl beim Rechnungsempfänger als auch beim Rechnungsabsender ein Ansprechpartner mit Telefon und Mail-Adresse und der Leistungszeitraum als Datum (nicht als Text wie z. B. „April 2025“) angegeben werden. Nicht alle Einheiten werden in einer XRechnung unterstützt; so gibt es beispielsweise die Einheit „pauschal“ nicht (im GAEB-Konverter wird beim Erstellen einer XRechnung diese Einheit automatisch in die Einheit „Sonstiges“ umgewandelt) oder „km“ (für Kilometer) ist in der XRechnung „kmt“ usw. Für den Rechnungsempfänger muss eine Leitweg-ID eingetragen sein.

Welche Felder es überhaupt in einer XRechnung gibt und welche davon Pflichtfelder sind, können Sie der „Übersichtsliste Eingabefelder“ entnehmen.

Wer bekommt eine XRechnung?

Empfänger von XRechnungen sind in der Regel öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen, Länder, Behörden, Verwaltungen oder der Bund). Vorteil der XRechnung ist, dass diese von jeder Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV oder SAP) eingelesen und weiterverarbeitet werden sollte.
Dadurch kann sich die Prüfungsdauer einer Rechnung enorm verkürzen, was wiederum zur schnelleren Auszahlung einer Rechnung führen kann.

XRechnung für die Deutsche Bahn

In einer XRechnung gibt es sogenannte Grundanforderungen (CIUS) und Spezifikationen (Extension).
Die Deutsche Bahn stellt an eine XRechnung zusätzliche Anforderungen. Diese werden im GAEB-Konverter unterstützt – siehe unseren Blogbeitrag „XRechnung für Deutsche Bahn“.
Sie benötigen hierzu zum einen das Modul „XRechnung/ZUGFeRD“ und zum anderen das Modul „XRechnung DB“. Beide Module können Sie einzeln zu bereits bestehenden Lizenzen erwerben.

XRechnung erstellen – Schritt für Schritt

Mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ können Sie Ihre Rechnungen in insgesamt 5 verschiedenen Formaten erstellen:

• in gedruckter Form,
• als PDF-Datei,
• als GAEB2000- bzw. GAEB-XML-Datei (.p89 oder .x89),
• als ZUGFeRD-Rechnung oder
• als XRechnung.

Das Erstellen einer XRechung unterscheidet sich dabei nicht von der Erstellung z. B. einer pdf-Rechnung.
Basis für eine Rechnung sind immer die Positionen mit Ihren abzurechnenden Mengen. Für die Erfassung/Übernahme dieser Positionen im GAEB-Konverter haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• manuelle Erfassung von Positionen,
• Übernahme aus Musterprojekten,
• Einlesen einer GAEB-Datei (dies kann entweder eine Auftragsdatei (86), die der Auftraggeber übermittelt hat, oder das bereits verpreiste Leistungsverzeichnis (sofern sich zwischen Angebotserstellung und Auftrag keine Änderungen ergeben haben) sein,
• Übernahme aus anderen Applikationen (z. B. Word oder Excel) oder
• Übernahme aus einer anderen Software (z. B. Lexware) mit Hilfe einer XML-Datei.

In den Positionen müssen die abzurechnenden Mengen erfasst werden (entweder manuell oder durch Übernahme der zuvor erfassten Aufmaße).
Danach werden alle rechnungsrelevanten Daten unter dem Punkt „Rechnungsinfos“ erfasst:

Erfassung der Rechnungseckdaten im GAEB-Konverter

Über „Projekte > Exportieren“ wird zum Schluss eine Rechnung im XRechnungs-Format (xml-Datei) in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt.
Für diese Funktionalität benötigen Sie in Ihrem GAEB-Konverter das Modul „XRechnung“.

Was tun, wenn die eigene Software das XRechnungsformat nicht unterstützt?

In diesem Fall können Sie unsere Software „GAEB-Konverter“ nutzen.
Die aus Ihrem Warenwirtschaftsprogramm generierte Rechnung (GAEB, Excel oder XML-Datei) können Sie in unseren GAEB-Konverter einlesen und als XRechnung ausgeben.

XRechnung prüfen / validieren

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt ein kostenloses Prüfprogramm für Ihre XRechnung – den sogenannten „Validator“ zur Verfügung.
Wenn Sie mit Hilfe unserer Software „GAEB-Konverter“ eine XRechnung generieren, wird diese automatisch auf Vollständigkeit geprüft und ein Prüfbericht erstellt und in Ihrem Browser angezeigt, aus dem Sie ganz genau entnehmen können, welche Angaben in Ihrer XRechnung gegebenenfalls noch fehlen:

Prüfbericht einer XRechnung

Jedes Eingabefeld in einer XRechnung hat eine sogenannte BT-Feld-Kennung, so dass die in Englisch verfassten Fehlermeldungen schnell und einfach interpretiert und korrigiert werden können.
Eine Übersicht über alle BT-Nummern finden Sie zum Beispiel auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Klassische Fehler sind:

• beispielsweise eine fehlende oder nicht vollständige Bankverbindung des Rechnungsabsenders (BT84) oder
• das Fehlen der Kennung einer Anlage (BT122).

Damit können Sie sicher sein, eine korrekte und vollständige XRechnung zu übermitteln.

Wie übermittle ich eine XRechnung?

In der Regel stellen die XRechnungs-Empfänger (z. B. der Bund oder die Deutsche Bahn) eigene Plattformen oder Portale zur Übermittlung der XRechnung zur Verfügung. Hier kann der Rechnungsabsender entweder direkt seine Daten eintragen oder die mit einem anderen Programm generierte XRechnung hochladen.

Alles ins allem kann man sagen, dass die Einführung der XRechnung den gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung für beide Seiten vereinfacht und vor allem vereinheitlicht hat.

Testen Sie jetzt den GAEB-Konverter für Ihre XRechnung

Eine kostenlose Vollversion für 7 Tage können Sie sich direkt über diesen Link herunterladen. Eine kurze Anleitung zur Installation oder Hilfe bei Problemen finden Sie in unserer Installationsanleitung oder unserem Installationsvideo.
Bei Fragen zur Programmbedienung steht Ihnen unsere Hotline kompetent unter +49 3378 20279-12 gern zur Verfügung (montags bis freitags in der Zeit von 09:00 – 12:00 Uhr sowie von 13:00 – 17:00 Uhr).

Online-Kurs „XRechnung“

Was eine XRechnung ist und wie sie genau erstellt wird, erfahren Sie praxisnah und verständlich in unserem einstündigen Online-Kurs „XRechnung“.
Sie benötigen lediglich:

•  einen PC / Notebook mit Internetanschluss sowie
• PC-Lautsprecher mit Mikrofon oder Telefon.

Alle Termine können Sie dem Anmeldeformular oder unserer Homepage entnehmen.

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Die 90iger Dateien (93 – 99) hingegen sind für die Kommunikation zwischen dem eigentlich Bietenden (Bauausführenden) und dem Großhandel bzw. Hersteller gedacht. Zur Erbringung einer Leistung (LV-Position) können mehrere Artikel/Materialien, Lohnleistungen, Geräte oder sonstige Leistungen notwendig sein. Mit den 90iger Dateien werden vorwiegend Artikel/Materialien ausgetauscht, welche eine Artikelnummer, Artikelbeschreibung, Preis, Lieferzeit, EAN-Nummer und weitere Eigenschaften enthalten können.

Ein gängiger Workflow ist, dass das Lieferantenangebot auf eine bestehende Ausschreibung eingelesen wird. Beim Einlesen werden die Artikel aus der 94iger Datei automatisch den LV-Positionen in der 83iger Datei zugeordnet.

Wie genau eine 90iger Datei im GAEB-Konverter erzeugt oder importiert werden kann, erfahren Sie in unserem Youtube-Video: Bearbeitung von p93/p94-Dateien.

Wenn Sie mehr über den GAEB-Standard wissen wollen, können Sie an unseren zahlreichen Kursen und Schulungen teilnehmen; z.B.:
– 3stündiges Online-GAEB-Basisseminar Teil 1 (nächster Termin: 02.11.2021) oder
– 3stündiger Online-GAEB-VOB-Schnupperkurs (nächster Termin: 10.12.2021).

Alle Termine und Orte finden Sie auf unserer Homepage unter Schulungen: https://gaeb-tools.de/schulung/.

Für eine Anmeldung nutzen Sie das Buchungsformular.
Wir freuen uns auf Sie!

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Wozu dienen diese 3 Ansichten?

In der Importansicht wird die gewünschte Datei im Originalformat dargestellt, analysiert und ggf. auf GAEB-Kompatibilität geprüft (getestet):

Importansicht: Originalformat der GAEB-Datei

Da das Originalformat häufig sehr kryptisch aussieht, können Sie sich die Datei (rein informatorisch) auch in einer Art Druckvorschau ansehen:

Importansicht: GAEB-Viewer (Druckvorschau)

In der Projekt-/Bearbeitungsansicht können Sie Leistungsverzeichnisse, Angebote, Aufträge, Aufmaße und Rechnungen entweder selbst erstellen oder die eingelesene Datei bearbeiten und ausdrucken. Für die Bearbeitung steht Ihnen dazu auf der rechten Bildschirmhälfte entweder die Tabellenansicht oder die Einzelansicht zur Verfügung.
In der Tabellensicht wird die Ausschreibung (ähnlich wie in Excel) tabellarisch angezeigt. Jeder Wert steht in einer eigenen Spalte. Die Tabellenansicht kann individuell angepasst und als Vorlage gespeichert werden:

Projektansicht: Tabelle

In der Einzelansicht werden Ihnen alle Details zur ausgewählten Position angezeigt:

Projektansicht: Einzeldarstellung der Positionsdaten

Nach der Bearbeitung und anschließender Erstellung einer neuen GAEB-Datei (über „Projekte > Exportieren) wird diese in der Exportansicht zu Kontrollzwecken angezeigt (entweder im Original oder in der Vorschau) und auf GAEB-Konformität geprüft. Auch die Exportansicht ist (wie die Importansicht) rein informatorisch. Werden also in der Exportansicht Fehler festgestellt, so werden diese ausschließlich in der Projekt-/Bearbeitungsansicht korrigiert. Danach muss der Export erneut durchgeführt werden.

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Eine kurze Einführung finden Sie in unserem Youtube-Video: „Ausdruck“ oder auf unserer Homepage www.gaeb-tools.de unter der entsprechenden Produktseite „Druck/pdf/rtf“.

Im Druckmenü stehen Ihnen dazu eine Vielzahl von Einstellungen zur Verfügung, z. B.:
– welche Elemente (EP-Anteile, Vertragliche Regelungen usw.) zusätzlich ausgegeben werden sollen,
– welche Texte (ob nur Kurz- oder nur Langtext oder beide Textfelder),
– in welcher Schriftart und -größe usw.

Druckmenü im GAEB-Konverter

Unter dem Button „Erweitert“ finden Sie weitere Einstellmöglichkeiten, so z.B.:
– die Logo-Einbindung (standardmäßig ist das T&T-Logo eingestellt),
– ob mit Deckblatt oder ohne,
– einen individuellen Deckblatt- oder Schlusstext usw.

Druckmenü > Erweitert

Wem all diese Einstellmöglichkeiten nicht genügen, kann mit Hilfe des Zusatzmoduls „Druckdesigner“ sich komplett eigene Druckvorlagen kreieren.
Weitere Informationen zum Druckdesigner erhalten Sie auf der entsprechenden Produktseite „Druckdesigner“.

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Ob eine GAEB-Datei per Doppelklick direkt mit dem GAEB-Konverter geöffnet werden kann oder nicht, hängt von zwei Faktoren ab:

1) Dateiverknüpfung
Der Dateityp (z.B.: *.d83) muss mit dem GAEB-Konverter verknüpft sein, damit Windows weiß, welches Programm gestartet werden soll.
Mit welcher Software der Dateityp verknüpft ist, erkennen Sie im Windows-Explorer am Symbol vor dem Dateinamen. Ist dort ein GAEB-Konverter-Symbol aufgeführt, ist dieser Dateityp auch mit dem GAEB-Konverter verknüpft:

2) Zeichenanzahl und Sonderzeichen im Pfad
Lange Dateipfade oder Sonderzeichen im Verzeichnispfad können (je nach Windows-Version) zu Problemen beim Öffnen von Dateien mittels Doppelklick führen. Gleiches gilt auch, wenn man Dateien per Mail bekommen hat und diese direkt aus dem Mailprogramm aufrufen möchte. Die Dateien werden automatisch in temporäre Verzeichnisse auf dem Rechner gespeichert, welche häufig recht lang sind.

Eine Methode, die immer funktioniert:
Speichern Sie zunächst die erhaltene Datei lokal auf Ihrem Rechner (sollten Sie eine zip-Datei bekommen haben, so extrahieren Sie die Dateien aus dem zip-Archiv und speichern diese ebenfalls lokal auf Ihrem Rechner); öffnen dann Ihren GAEB-Konverter und lesen die Datei über „Datei –> öffnen“ ein.
Hier spielt weder die Dateiverknüpfung noch die Zeichenanzahl im Pfad eine Rolle.

Eine 7tägige kostenlosten Vollversion können Sie sich direkt von unserer Homepage www.gaeb-tools.de (aus dem Downloadbereich) herunterladen und installieren.
Weitere Informationen zum GAEB-Konverter erhalten Sie unter www.gaeb-tools.de/Software/GAEB-Konverter/.

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