• Kann mein derzeitiges Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem eine XRechnung erstellen?
• Und wo werden diese Rechnungsdaten gespeichert?

XRechnung mit Lexware

Wir selbst nutzen beispielsweise als Warenwirtschaftssystem Lexware. Auch dieses unterstützt bereits den XRechnungs-Standard. ABER:

• sämtliche Daten der XRechnung werden nicht (wie bei normalen Rechnungen) lokal auf dem eigenen Rechner gespeichert, sondern auf einen Server in die Cloud hochgeladen
• Auch ist nicht ganz klar, wer alles Zugriff auf die Daten hat. Man muss vor Nutzung dieser Funktion zustimmen, dass Lexware, der Haufe Verlag und Drittanbieter, die nicht weiter genannt wurden, diese Daten verarbeiten dürfen.
• Das bedeutet: Lexware und alle dazugehörigen Firmen wissen, wem habe ich wann für wieviel Euro was verkauft. Das sind nach unserer Auffassung sehr sensible Daten und sollten besser im eigenen Unternehmen bleiben.
• Warum müssen überhaupt die Daten in die Cloud geladen werden? Und benötige ich die Erlaubnis des Rechnungsempfängers, seine Daten in der Cloud zu speichern?

XRechnung mit dem GAEB-Konverter

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, übernehmen wir die Daten aus Lexware in den GAEB-Konverter, erstellen hieraus unsere XRechnungen und speichern diese lokal ab.
Mit Hilfe des Moduls „Lexware“ können Sie diese Funktionalitäten ebenfalls nutzen. Einen Einblick erhalten Sie sowohl in unserem kurzen Einführungsvideo als auch in unserem ausführlichen Erklär-Video zum neuen Modul „Lexware“.

Lexware bietet nach der Erstellung einer Rechnung verschiedene Ausgabeformate an – unter anderem auch eine XML-Datei. Diese XML-Datei können Sie:

• entweder vollautomatisch in eine XRechnung umwandeln; für diese Methodik müssen Sie lediglich das Quellverzeichnis angeben, in der die XML-Datei aus Lexware gespeichert wird, und das Zielverzeichnis, in der die aus der XML-Datei automatisch erstellte XRechnung gespeichert werden soll.
• oder Sie lesen halbautomatisch im GAEB-Konverter über „Datei > Öffnen“ die XML-Datei ein, können Sie hier gegebenenfalls bearbeiten und über „Projekte > Exportieren“ eine XRechnung generieren.

Automatische Erstellung der XRechnung

Die Programmerweiterung „Lex2XRechnung“ finden Sie auf unserer Homepage unter Downloads, welche Sie herunterladen und bei sich lokal auf Ihrem Rechner, z. B. auf Ihrem Desktop, legen können.
Für die automatische Umwandlung der xml-Datei aus Lexware in eine XRechnung müssen Sie einfach nur das Umwandlungsprogramm „Lex2XRechnung.exe“ starten.
Beim erstmaligen Start erhalten Sie die Meldung, dass die Einstellungen noch nicht vollständig sind und können in der Konfiguration Ihr gewünschtes Quell- und Zielverzeichnis angeben.

In der Konfiguration des Umwandlungsprogramms „Lex2XRechnung“ können Sie Ihr Quell- und Zielverzeichnis erfassen.

Im Feld „Anwendung“ ist die Kommandozeile des GAEB-Konverters eingetragen.
Im Feld „Anwendungsparameter“ können zusätzlich Parameter, die der Anwendung beim Start übergeben werden sollen, hinzugefügt werden. Dafür können auch Platzhalter genutzt werden.
Mit Speichern dieser Konfiguration erhalten Sie in Ihrer Taskleiste rechts unten die Meldung, dass die Überwachung des Quellverzeichnisses beginnt:

Meldung Beginn Ordnerüberwachung

Nun können Sie wie gewohnt in Lexware eine Rechnung erstellen und diese über Drucken als xml-Datei ausgeben.
Sobald diese Datei im Quellverzeichnis gespeichert wurde , bekommen Sie die Meldung, dass eine XRechnung erstellt wird. Diese wird wie gewünscht automatisch in das Zielverzeichnis gelegt. Zusätzlich wird diese erstellte XRechnung auf Vollständigkeit geprüft und es wird Ihnen in Ihrem Browser ein Prüfbericht angezeigt, so dass Sie sich sicher sein können, eine xrechnungskonforme Rechnung erstellt zu haben.
Wenn Sie also die Meldung erhalten, dass das geprüfte Dokument weder Fehler noch Warnungen enthält, können Sie die erzeugte XRechnung Ihrem Kunden per Mail zusenden oder auf dessen Rechnungsplattform hochladen.

Halbautomatische Erstellung der XRechnung

Für die manuelle Erstellung der XRechnung lesen Sie die XML-Datei aus Lexware direkt im GAEB-Konverter über „Datei > öffnen“ ein.
Hier können Sie alle Daten anschauen, prüfen und gegebenenfalls ergänzen.
Über „Projekte > exportieren“ wird dann eine XRechnung erstellt. Auch hier wird die XRechnung automatisch überprüft und der Prüfbericht in Ihrem Browser angezeigt.

Erstellung von Vorlagen

Sollten in der XML-Datei aus Lexware nicht alle Felder belegt sein, die in der XRechnung aber Pflichtfelder sind, so können Sie diese mit Hilfe einer Vorlage automatisch ergänzen lassen.
Diese Vorlagen finden Sie im Programmverzeichnis Ihres GAEB-Konverters im Ordner „Lexware/Templates“. Sie können sich beliebig viele Vorlagen erstellen.
Wichtig ist, dass Sie die gewünschte Vorlage einmal in Ihrem GAEB-Konverter in den Programm-Einstellungen unter „Extras > Programm > Import > Lexware“ auswählen

Programmeinstellungen im GAEB-Konverter – Auswahl der Vorlage

und zum anderen aber auch in die Kommandozeile eintragen. Diese finden Sie ebenfalls im Programmverzeichnis Ihres GAEB-Konverters in der Beispiel.ini, die Sie dann als Parameter in der Konfiguration eintragen können.

Zuordnung der Datenfelder

Unter Mapping liegen die Einstellungen, welche Felder aus Lexware welchen GAEB-Felder zugeordnet werden. Dies sind Voreinstellungen speziell für Lexware, die Sie automatisch beim Kauf des Moduls „Lexware“ mitbekommen.

Programmeinstellungen im GAEB-Konverter – Auswahl des Mapping

Man könnte diese Funktionalitäten aber auch für jedes andere Warenwirtschaftssysteme nutzen. Dazu müssen lediglich die Einstellungen insbesondere die Zuordnungen der Datenfelder angepasst werden.
Gern sind wir Ihnen hier behilflich. Setzen Sie sich dazu einfach mit unserem Vertrieb unter +49 3378 20279-11 in Verbindung.
Diese Dienstleistung wird bei uns mit Hilfe von Support-Tickets (gelten jeweils für 10min) abgerechnet, die Sie nach Bedarf bei uns erwerben können.

Testen Sie jetzt den GAEB-Konverter für Ihre XRechnung

Eine kostenlose Vollversion für 7 Tage können Sie sich direkt über diesen Link herunterladen.
Eine kurze Anleitung zur Installation oder Hilfe bei Problemen finden Sie in unserer Installationsanleitung oder unserem Installationsvideo.
Bei Fragen zur Programmbedienung steht Ihnen unsere Hotline kompetent unter +49 3378 20279-12 gern zur Verfügung (montags bis freitags in der Zeit von 09:00 – 12:00 Uhr sowie von 13:00 – 17:00 Uhr).

Online-Kurs „XRechnung“

Was eine XRechnung ist und wie sie genau erstellt wird, erfahren Sie praxisnah und verständlich in unserem einstündigen Online-Kurs „XRechnung“.
Sie benötigen lediglich:

•  einen PC / Notebook mit Internetanschluss sowie
• PC-Lautsprecher mit Mikrofon oder Telefon.

Alle Termine können Sie dem Anmeldeformular oder unserer Homepage entnehmen.

Der Beitrag Neues Modul „Lexware“ erschien zuerst auf GAEB Tools - Das umfassende Softwarepaket.